Sisäistä ennen kuin ulkoistat

Olen ulkoistamisen ja tehostamisen kannattaja. Mielestäni kaikki muu paitsi yrityksen ydinliiketoiminta kannattaa työntää ulkopuolisten ongelmaksi, jotta yritys voi keskittyä olennaisiin asioihin. On kuitenkin asioita, joita ei ikinä kannata ulkoistaa.

  • Strategian tulisi olla aina sinun hallussasi. Jos sinä et tiedä mihin suuntaan yritystäsi pitäisi viedä, ei sitä tiedä kukaan muukaan.
  • Rekrytointi on yrityksen tärkeimpiä ja riskialtteimpia toimintoja. Mitä pienempi yritys, sitä suurempi vaikutus yksittäisellä rekrytoinnilla on suhteessa yrityksen kokoon. Yrityksen alkuaikoina yksikin mätä omena kippaa koko korin, ja vastaavasti yksikin tähti nostaa koko yrityksen aivan uudelle tasolle.
  • Markkinointi liittyy vahvasti omaan visioosi. Jos et tiedä mitä yritykseltäsi haluat ja mikä yrityksen syy olemassaoloonsa on, ei sitä voi sujuvasti myöskään muille kommunikoida.
  • Myynnin ulkoistaminen on bisneksessä ihan sama asia kuin antaisit tilisi avainlukulistan jollekin ulkopuoliselle. Se joka hallitsee yrityksesi myyntiprosessia hallitsee yritystäsi.

Huomaatko tässä listassa mitään ihmeellistä? Aivan. Siinä ei ole mitään mainintaa yrityksesi avainkompetensseista, eli siitä mitä yrityksesi loppujen lopuksi tekee. Sen lisäksi että perusliiketoimintasi on luultavasti aika hyvin hanskassa, yrittäjänä sinun pitäisi käyttää aikaasi mieluummin noihin yllämainittuihin kuin sorvin ääressä huhkimiseen. Pelkkää päivätyötä suorittavan yrittäjän yritys ei ikinä kasva.

Näissä kaikissa osioissa on aivan fiksua käyttää alihankkijoita, kunhan langat pysyvät omissa käsissäsi. Esimerkiksi markkinoinnissa voi käyttää copywritereita ja graafikkoja, laskujen maksamisessa kirjanpitäjiä ja firman sisäisiä luottopelaajia, rekrytoinnissa rekrytointiyrityksiä ja myynnissäkin voit — tarpeen mukaan — ottaa mukaan ulkopuolisia. Tärkeintä näissä kaikissa on, että pidät langat tiukasti käsissäsi. Kun yrityksesi kasvaa isommaksi, et välttämättä voikaan osallistua jokaiseen rekrytointiin tai laskunmaksuun. Ne ovat kuitenkin asioita jotka täytyy hoitua sujuvasti firman sisällä.

Tunsin yrittäjän joka palkkasi yritykseensä uuden työntekijän. Yrittäjä oli luonteeltaan luottavainen ja hieman vastuuta väistelevä ihminen, ja hän antoi uudelle työntekijälle heti alkuun yhden yrityksen tärkeimmistä asiakkaista hoidettavaksi. Yrittäjä oli helpottunut, koska pystyi keskittymään uusiin asiakkuuksiin. Jossain vaiheessa asiakkaan työt kuitenkin alkoivat hiipua ja pian ne loppuivat kokonaan. Selvisi, että tuore työntekijä oli kieltäytynyt asiakkaan tilaustiedustelusta, koska hän itse ei halunnut opetella uutta teknologiaa. Asiakas otti vinkistä vaarin ja siirsi bisneksensä muualle.

Ulkoista kaikki minkä järkevästi voit, mutta älä ikinä päästä irti kriittisistä toiminnoista.

Järjestetäänkö teidän yrityksessä kilarit vai keharit?

Kehityskeskustelut ovat parhaimmillaan arvokkaita oppimishetkiä. Pahimmillaan ne ovat kuin homeista pakkopullaa, joka on pakko kurlata alas runsaan suuveden kera. Kummassakin tapauksessa kehityskeskusteluista on yrityksellesi hyötyä. Sen lisäksi että kehityskeskustelut ovat edullisin työhyvinvointiin liittyvä toimenpide, saat korvaamatonta palautetta ja ajatuksia yrityksen kehittämiseen.

Selkeistä eduista huolimatta kehityskeskustelut ovat kotimaisissa PK-yrityksissä veronpalatuslappua harvinaisempi vieras. On paljon luontevampaa vetää kilarit pikkujouluissa kuin kehareita pitkin vuotta. Molemmissa järjestelyissä on tietenkin etunsa, mutta yrityksen tulevaisuudesta on paljon mukavampaa jutella muualla kuin piipaa-auton takapenkillä.

Hampurilaismalli

Tekosyitä kehareiden välttelemiseen on tietenkin monia. Olen kuullut nämä samat tekosyyt moneen otteeseen muiden yrittäjien suusta ja onnistunut uskomaan niihin itsekin. Tässä parhaimmat palat:

“Me ollaan kaikki kavereita keskenämme.”

Tämä kertoo, että firmassa kukaan ei ole vastuussa, tai että pelkäät esimiesasemaasi. Nykyään on muodikasta ajatella, että yritys on jonkinlainen yhteisökommuuni, jossa kaikki ovat kavereita keskenään ja kaikki on kivaa. Joku on kuitenkin ihan juridisessakin mielessä vastuussa yrityksestä, ja vastuitaan ei voi myöhemmin pakoilla sillä että “oltiin kavereita” tai että “oltiin kaikki samaa mieltä”.

“Vastahan ne pidettiin.”

Luultavasti ei. Aina tuntuu, että kalenteriin ilmestyy jotain tärkeämpää ja kiireisempää. Esimiehenä kuitenkin olet vastuussa siitä, että homma toimii, ja sinun täytyy vain järjestää sille aikaa.

“Siellä vaan valitetaan.”

Varmasti. Sinun tehtävänäsi on huolehtia siitä, että palaute on asiallista ja strukturoitua. Kun hoidat kehityskeskustelut systemaattisesti ja usein, ihmiset oppivat suhtautumaan niihin oikein. Se voi viedä aikaa, mutta yleensä parin kehityskeskustelun jälkeen ihmisille muodostuu siitä rutiini.

“Meillä ei ole varaa palkankorotuksiin”

Tässä taloustilanteessa se pitää varmasti paikkansa. Se ei silti ole syy jättää kehityskeskusteluja pitämättä. Tiedän että monessa yrityksessä kehityskeskusteluissa puhutaan rahasta. Olen itse sitä mieltä, että palkkakeskustelujen paikka ei ole kehityskeskusteluissa. Jos puhe kääntyy rahaan, tilanteesta tulee neuvottelutilanne. Sellainen ei ole hedelmällinen maaperä kehityskeskustelulle.

“Kyllä ne tietävät että mä arvostan niitä.”

Jos alaisissa ei ole telepaatteja, tuskin. Suomalaisessa yrityskulttuurissa ei ole tapana kehua ihmisiä. Olen itse kokenut työpaikalla kehumisen erityisen hankalaksi. Jotkut ihmiset kokevat sen positiivisena asiana, kun taas jotkut aidosti vihaavat kehuja (sellaisiakin ihmisiä on). Tästä huolimatta, kehityskeskustelut ovat hyvä hetki räätälöityyn palautteeseen — myös kehuihin.

Jos olet tuore yrittäjä, on melko turvallinen arvaus että firmassasi ei ole järjestetty yksiäkään kehityskeskusteluja. Tilannetta ei tarvitse jännittää tarpeettomasti, sillä ensimmäiset kehityskeskustelut ovat yrityksesi ensimmäiset myös alaisillesi. Järjestä omassa yrityksessäsi mieluummin keharit kuin ikimuistoiset kilarit. Mistä tulikin mieleeni, että on taas aika järjestää keharit.

Johtajan työ on luotsata lauma paskasateesta päivänpaisteeseen

Johtaja

Kirjoitin aikaisemmin olevani näkymätön johtaja. Uskon vakaasti siihen, että johtajana tärkein asia on opettaa ja opastaa ihmiset toimimaan itsenäisesti. Kaiken kierrättäminen oman pöydän kautta on yleensä egon hieromista tai kontrollin himoa.

On kuitenkin tilanteita, jolloin johtajana pitää olla aktiivisesti läsnä. Jokaisessa yrityksessä on niitä päiviä kun sähköt katkeavat, liukuhihna jumittaa tai palvelinhuoneessa on tulipalo. Tiedät kyllä. Se on se päivä, jonka jälkeen menet kotiin kädet täristen ja kaadut suoraan sänkyyn sen jälkeen kun vaimo on pakkosyöttänyt sinulle lihapiirakkaa ja viisi Buranaa viskillä.

Meillä oli tuollainen päivä viime lokakuussa. Kun tilanne meni ns. etelään, tärkein kontribuutioni tilanteessa ei suinkaan ollut tekninen tietämykseni, älyllinen ylivoimaisuuteni tai mahtava lavakarisma. Jos olisin itse mennyt soheltamaan palvelimille, seurauksena olisi ollut taattua tuhoa. Mitä sitten johtajana voi tehdä kriisin tullen?

  1. Arvioi tilanne. Ihmisten normaali reaktio on lähteä suorittamaan asioita hirveällä kiireellä. Koska pääsääntöisesti ihmiset katsovat maailmaa vain kapeiden lappujen välistä, kokonaiskuvaa ei välttämättä ole. Johtajana joudut huolehtimaan siitä, että tehdään oikeita asioita oikeassa järjestyksessä.
  2. Pysy rauhallisena ja edellytä sitä myös muilta. Hätäilemällä tai hyppimällä johtopäätöksiin saa vain isompaa tuhoa aikaiseksi. Pidä tunteesi kurissa, se rauhoittaa muitakin.
  3. Ylläpidä kriisitietoisuutta. Kuulostaa vähän typerältä, mutta joskus ihmiset sotkevat rauhallisuuden välinpitämättömyyteen. Sinun täytyy olla kristallinkirkas asian viestimisessä ja antaa selkeä kuva siitä, että tilanne on vakava. Useimmiten tätä ei tarvitse erikseen tehdä.
  4. Ole näkyvästi paikalla. Vaikka sinusta ei olisi mitään apua itse tekemiseen, ihmisille on tärkeää että olet siellä, tarvittaessa tekemässä päätöksiä ja tukemassa.
  5. Tiedota, tiedota ja tiedota. Useimmat samassa tilanteessa olleista yrityksistä eivät kertoneet koko drupalgeddonista julkisesti yhtään mitään. Kyseessä on hyvin tyypillinen strategia, jossa tungetaan pää pensaaseen ja toivotaan että kukaan ei vaan ottaisi asiaa esille. On kuitenkin parempi viestiä liikaa kuin liian vähän.
  6. Muista juoda vettä ja syödä. Alentunut verensokeri saa tekemään tyhmiä asioita, ja aivot tarvitsevat happea. Huolehdi siitä että kaikilla on ruokaa, juomaa ja taukoja. Tilaa toimistolle ruokaa. Pakota tarvittaessa syömään.
  7. Pyydä anteeksi, mutta älä häpeile. Vaikka kriisi ei olisikaan johtunut omasta huolimattomuudesta, kanna silti vastuusi ja näytä se myös asiakkaille. Harva muistaa mistä kriisissä oli kysymys, mutta kaikki muistavat miten sinä käyttäydyit.

Sarasvuo sanoi aikanaan “tule lama kultainen”. Minäkään en toivo lamaa tai kriisejä, mutta kriiseissä hyvät yritykset erottuvat huonommista. Ne ovat niitä päiviä jolloin asiakkaat saavat rahoilleen vastinetta. Ja kriisissä sinun velvollisuutesi johtajana on luotsata lauma paskasateesta päivänpaisteeseen.

Pädi vai pallotuoli — eli mistä yrityksen kannattaa säästää ja mistä ei?

Tuoli

Työkalut ja kaikenlainen irtaimisto herättävät vahvoja tunteita. Ammattilaiset haluavat tehdä työnsä hyvin, ja se onnistuu vain hyvillä työkaluilla. Teho- ja laatukysymysten lisäksi tähän tietty liittyy myös työturvallisuuskysymykset — huonoilla työkaluilla tulee helpommin havereita.

Mihin investoida, mihin ei?

Koska raha ei riitä kaikkeen, joudut yrittäjäomistajana päättämään, mitä ostat ja mitä et. Jokainen hankinta täytyy pystyä perustelemaan, vaikka se olisi kuinka yleishyvään tarkoitettu. Yrityksen tavoitteena kun on tuottaa voittoa, ja se ei onnistu jos rahat poltetaan tarpeettomiin hankintoihin.

Yleensä kannattaa ostaa (ja parasta mihin on varaa):

  • Työkoneet ja laitteet: Vaikka investointi voikin kirpaista hetken, sillä on yleensä iso merkitys tuottavuudelle. Mitä hitaampi kone, sitä hitaampi firma. Esimerkiksi toinen näyttö on nykyään jo perusoletus, mutta aika harva tarvitsee kolmatta. On tosin hyvä muistaa, että uuden koneen ilo happanee alle kolmessa kuukaudessa.
  • Tuolit: Hyvän työtuolin saa 700–1000 eurolla. Jos säästät tuoleissa, lisäät työntekijöiden riskiä saada liikuntaelinsairauksia ja samalla sairaspoissaoloja. Poikkeus: voit unohtaa kaikenlaiset erikoisergonomiset satula-, keinu-, pallo- ja aikuisviihdekiikkuratkaisut. Kampekset yleensä jäävät ajelehtimaan nurkkiin kuukauden jälkeen, koska niistä menee väärät osat kipeäksi. Ne ovat myös yleensä kalliimpia kuin tavalliset laatutuolit.
  • Kahvikone: Tämä tietty vaihtelee vähän aloittain, mutta omassa firmassani kahvi on parasta mitä järkevillä kustannuksilla voi saada aikaiseksi.
  • Rehut: viherkasvit ovat edullinen tapa raikastaa työpaikan yleisilmettä. Niistä ei paljon köyhdy.
  • Tiskikone: Kannattaako kenenkään yrityksessäsi käyttää aikaa tiskaamiseen?

Mihin ei kannata polttaa rahaa:

  • Mainoskyltit, kynät ja muu hilpetööri: Vaikka moni mainoskampe elääkin pidempään kuin yritys jonka logo siihen on leimattu, ei se tarkoita että mainostavaroista olisi mitään taloudellista hyötyä. Jos yrityksesi perusasiakashankinnan muoto ei ole sattumalta sisäänkävelevät asiakkaat, viisitoistametriset valotaulut ovat pelkkää egon jatketta.
  • Jos haluaa jossain säästää, pöydät ja huonekalut ovat hyvä kohde. Halvimmat ja siedettävimmän näköiset Ikean kamat riittävät ihan hyvin, ellei kyseessä ole edustustila. Nämäkin rahat kannattaa laittaa ergonomiseen tuoliin tai seisomapöytään, jos joku sellaista tarvitsee.
  • Hupikamat: Vaikka työpaikalla voi ollakin hauskaa kuin lastentarhassa, ei sen silti tarvitse näyttää siltä. Kaikenlaiset hyvältä tuntuvat ideat (hassut lamput, pehmolelut, hassut tuolit, pelit ja vermeet) maksavat rahaa ja ne maleksivat nurkissa siihen saakka kun velkoja kärrää ne pihakirppikselle.
  • Kaikenlainen viihde-elektroniikka happanee viimeistään kahdessa vuodessa, joten rautaan ei kannata kiintyä.

Omaksi vai lainaksi?

Tietokoneitakin voi muuten liisata. Sitä varten tosin yrityksen (ja sinun) luottotietojen täytyy olla kunnossa. Liisaus tarkoittaa yksinkertaistettuna sitä, että maksat koneesta tietyn osan käteisellä ja loput lainaa liisausyritys. Maksat sitten joka kuukausi laitteen lainasta lyhennyksiä, ja vastineeksi saat käyttää konetta. Kun liisausaika loppuu, luottoyhtiö tarjoaa konetta lunastettavaksi nimelliseen hintaan.

Ensiajatukselta voisi ajatella että tämä on pölö idea. Nykyinen tehotykki taantuu kuitenkin parissa vuodessa nyyhkyttäväksi nuhapumpuksi ja sen todellinen käyttöarvo lähenee nollaa. Siinä vaiheessa on vain helpotus, kun joku muu ottaa ongelmajätteen riesakseen.

Työkalujen täytyy olla kunnossa, mutta tarpeettomiin turhakkeisiin rahaa ei kannata tuhlata. Tämän päivän kuumimmat kamppeet kun ovat ensi vuonna lasten leikkikaluina.

Tarvitseeko yrityksesi retriittihuoneita pallomerinäkymällä?

Retriittihuone pallomerinäkymällä?

Halusit tai et, toimitilan edustavuus vaikuttaa yrityksesi mielikuvaan. Jollekin yritykselle voi olla ihan ok majailla jossain teollisuusalueella, mutta yleensä mitä isompia kertakauppojen hinnat, sitä tärkeämpää on antaa hyvä kuva myös toimitilojen avulla. Uutta toimitilaa pohtiessa kannattaa kiinnittää huomiota muutamaan asiaan.

Vuokrasopimuksen kesto

Aloittelevana yrittäjänä voi helposti tuntua, että mitä lyhyempi vuokrasopimuksen irtisanomisaika, sitä parempi. Eihän sitä koskaan tiedä miten firmalle käy, ja on kiva jos pääsee nopeasti pois huonosta tilanteesta jos raha ei riitä. Kannattaa kuitenkin miettiä, miltä tuntuisi saada kenkää toimitilasta vaikka kuukauden varoitusajalla. Järkevintä on yrittää neuvotella esimerkiksi vuoden minimisopimus, jonka jälkeen yritykselläsi on esimerkiksi parin kuukauden irtisanomisaika. Näin vuokranantaja saa kiinteistöön vuokralaisen vähintään vuodeksi, ja sinä saat myöhemmin mahdollisuuden lähteä lipettiin jos yritys kasvaa tai toiminta muuttuu.

Feikkitoimitilat muilla paikkakunnilla

Jotkut yritykset yrittävät näyttää isommalta kuin ovatkaan näyttämällä useamman paikkakunnan osoitteen. Usein yrityksellä on yhden hengen huone ja jaettu neukkari jossain bisneshotellissa, ja sitten voi esittää olevansa isompi kuin onkaan. Kaikkein silmiinpistävimpiä ovat yritykset, joilla on toimisto isossa maailmassa (ja kun menee katsomaan Google Street Viewillä päätyy puistoalueelle jossa on vain pari tehdasröttelöä). Jos yritykselläsi kuitenkin on työntekijöitä useilla paikkakunnilla, sitä kannattaa hehkuttaa jokaisen tilaisuuden tullen.

Ilmanvaihto ja lämpö

Työn tekeminen liian kuumassa, liian kylmässä tai tunkkaisessa ilmassa on kuin tunkisi tikkuja kynsien alle. Jos yrityksesi tulos on suoraan riippuvainen ihmisistä (vinkki: se on), kaikki työolosuhteisiin vaikuttavat parannukset ovat hyviä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ihan sama miten hyvä toimisto on, siitä löytyy aina jotain valittamista.

Hankkiessasi uusia toimitiloja sinulle myös valehdellaan yleensä päin naamaa (minulle on käynyt näin aina) erityisesti ilmanvaihdosta. Vaikka kuinka olisi valmis maksamaan raikkaasta ja oikean lämpöisestä ilmasta sisätiloissa, vuokranantajalta löytyy aina tosi hyvä syy siihen miksi ilmanvaihto on “sallituissa rajoissa”. Sovi kaikki aina kirjallisena ja hiero sopimusta vuokranantajan naamaan tarvittaessa.

Siisteys

Olivat toimitilat millaisia vain, niiden täytyy olla kuitenkin siistit. Ei kuolleita ja kuppaisia kukkia, sedimentoituneita sanomalehtiä, julkisten tilojen käyttämistä varastona, pölyä ja likaa tai jarrutusjälkiä posliineissa. Jos ajattelit säästät siivoamalla itse, kannattaa lopettaa yrittäminen ja siirtyä muihin hommiin. Aikasi täytyy olla arvokkaampaa kuin siivoojan tuntihinta. Sinun pitää olla tekemässä kauppaa, luomassa suhteita tai tekemässä laskutettavaa työtä.

Katutaso vai korkeammalla?

Jos toimisto on katutasolta saavutettavissa tai syrjäisemmällä alueella, kannattaa investoida hälytysjärjestelmään. Koska norminarkkari näkee naulakossakin potentiaalisen pirinätripin hinnan, on aika harvoin perusteltua jättää hälytysjärjestelmä hankkimatta. Vaikka kuukausikulu onkin aina kivulias, se on vähemmän kivuliasta kuin se että joku kaunis aamu koneet ja kahvinkeittimet on kannettu kaniin. Viikkokin tuottamatonta työaikaa voi olla ikävä isku yrityksen kassavirralle.

Avohoit… konttori vai huoneet?

Iso kysymys on, haluaako avokonttorin vai huoneita. Käytännössä tämä riippuu toimistorakennuksesta. Vanhemmissa taloissa on enemmän huoneita ja vähemmän isoja yhteistiloja. Avokonttorissa on hyvänä puolena se, että ihmiset keskustelevat enemmän. Huono puoli on se, että ihmiset keskustelevat koko ajan. Joukon introverteimmät työmyyrät ovat yleensä aivan kypsiä avokonttoreihin, toisille ne taas sopivat täydellisesti.

Välillä kuulee, miten yritys on ottanut käyttöön uudenlaisen toimistoratkaisun, jossa kenelläkään ei esimerkiksi ole omia työpisteitä, vaan jokainen istuu siihen missä on vapaata. Näistä on myös muunlaisia variaatioita, esimerkiksi avokonttoreita pallomerinäkymällä kaikenlaisten zen-ja retriittihuoneiden kanssa. Valitettavasti yritykselläsi tuskin tulee olemaan tällaisiin julkisuustemppuihin varaa, ja toisaalta yrityksessäsi on melko suurella todennäköisyydellä tehokkaita ihmisiä, jotka joisivat mieluummin tuopin valkaisuainetta kuin majoittuisivat kommuunihenkiseen työyhteisöön.

Vanhassa toimitilassamme oli yhteinen käytävätila, ja alaovi jäi talon asukkailta usein auki. Eräänä maanantaina töihin mennessä käytävässä haisi aivan järjetön kodittomien kotileiri, ja haju vain paheni mitä lähemmäs toimistoa päästiin. Pian hajun lähdekin selvisi: käytävämattoomme oli kääriytynyt katujen kasvatti, joka oli löytänyt leppoisan majapaikan yön aikana. Sanomattakin lienee selvää, että alettiin etsimään uutta toimitilaa.