Neljä korvaamatonta työkalua modernille PK-yrityksen hallitukselle

Firmani kävi yritysostoksilla viime keväänä. Siihen liittyen oli aika monta kokousta ja tapaamista järjestettävänä, ja samaan aikaan tietenkin piti tehdä kauppaa ja pyörittää arkea. Perinteisillä metodeilla kauppaan olisi varmaan saatu poltettua useampikin kuukausi, mutta kiitos reippaan hallitustyöskentelyn, homma saatiin purkkiin alle kuukaudessa.

Useimmalle meistä ei tule ensimmäisenä mieleen, että hallitustyöskentely voisi yleensäkään olla helppoa ja nopeaa. Pikemminkin hallitustyöskentelystä tulee mieleen kellastunut koivupuinen neukkarinpöytä, jonka ympärillä istuskellaan juomassa kitkerää kahvia liian pienistä kupeista. Onneksi omassa firmassa saa tehdä melkein mitä haluaa, joten kylmää sumppia ei ole pakko särpiä.

Aucorissa on alusta saakka kommunikoitu vahvasti sähköisten kanavien kautta. Yrityskaupat ja siihen liittyvä rumba oli kuitenkin kaikille sen verran silmät avaava kokemus, että se muutti hallitustyöskentelyämme peruuttamattomasti. Aikaisemmin kehityksen terävimpänä kärkenä pitämäni Basecamp jäi hyllylle pölyttymään, kun modernimmat toimintatavat tulivat ja vetivät senioreita leukaan. Yrityskauppa opetti minulle sen, miten korvaamattomia nämä neljä työkalua modernin hallitustyöskentelyn kannalta ovat:*

1. Slack

Slack on täydellinen työkalu kiireisille ammattilaisille, jotka eivät aina ehdi vastaamaan puhelimeen tai sähköposteihin. Aikaisemmin tein hallitukselle kuukausiyhteenvetoja Basecamppiin, mutta aika usein ne jäivät kuitenkin tekemättä kaikessa kiireessä. Nyt kynnys jakaa kuulumisia on huomattavasti alhaisempi, ja kun viestit voi jaotella kanavittain (esimerkiksi talous, viestintä, yleiset, hr ja niin edelleen), hallituksen jäsenet voivat seurata aktiivisesti vain niitä kanavia jotka kokevat mielenkiintoiseksi. Slackin myötä olen myös huomannut, että jo aikaisemminkin hyvin sparraava suhde hallitukseen on muuttunut vielä välittömämmäksi ja helpommaksi.

2. Google Docs

Google Docsin kautta voi jakaa hallitukselle esitykset, tehdä kokousmuistiinpanot ja kokousten pöytäkirjat vaikka kollaboratiivisesti. Sen lisäksi yrityksen kassavirtadokumentti on jaettu Google Docsin avulla siten, että hallitusjäsenillä on halutessaan pääsy siihen milloin vain.

3. Skype/GotoMeeting/Hangout

Kasvotusten tapaaminen ei ole millään tavalla pakollista, ja aika usein se on suorastaan tarpeetonta. Mitä hyvänsä työkalua kokoustamiseen sitten käyttääkään, on tärkeää että äänestä saa selvää. Valitse myös sellainen paikka ja aika, että pystyt varmasti keskustelemaan luottamuksellisista asioista ilman että rakkauden hedelmäsi tulevat kesken kokouksen hieromaan puoliksi syötyjä nallekarkkeja naamaasi.

Suosittelen kuitenkin tapaamaan kasvotusten säännöllisesti: sähköiset viestimet tappavat aina osan kommunikaation spektristä, ja hienovaraiset ilmaukset jäävät helposti huomaamatta kun kaikki puhuvat samaan aikaan Skypessä. Mitä arempi aihe, sitä tärkeämpää on että tavataan kasvotusten.

4. Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus riittää aivan hyvin, ja esimerkiksi liiketoimintakauppamme hoidettiin pelkästään sähköisin allekirjoituksin. Adoben esign varmaan vie Suomen postin konkurssiin, koska tänäkin vuonna olen säästynyt ainakin sadalta sopimuspaperipinkan postitukselta. Postituksen suurin kulu ei ole ikinä kuitenkaan se postimerkki tai kuori vaan aika: mitä kauemmin sopimus seilaa maailmalla, sitä hitaammin raha ja asiat liikkuvat. Ja auta armias jos postimurre syö sitten sen kriittisen kirjekuoren juuri ennen kuin rahan pitäisi vaihtaa omistajaa! Sähköinen allekirjoitus pelastaa tältäkin riskiltä.

Hallitus on kriittinen komponentti yrityksen kasvua ajatellen, ja mikään ei pakota yrittäjää tekemään omassa firmassaan asioita samalla tavalla kuin aina ennenkin on tehty. Mikä siis estää sinua kokeilemasta hieman modernimpaa hallitustapaa?

*) Sen lisäksi opin, että Katleenalle ei saa antaa liian monimutkaista ruokaa eikä Henrille kevytkokista, ellei halua todella tapahtumarikasta kokousta.