Toimitusjohtajan työjärjestys

Jokainen muistaa varmaan, millainen oli koulun lukujärjestys? Viikko oli jaettu selkeisiin, tunnin mittaisiin blokkeihin, ja yhdellä silmäyksellä näki millainen viikko oli tulossa. Tuntitietojen lisäksi lukujärjestykset tietenkin kuvasivat ihmisten mielenkiinnon kohteita: omat lukujärjestykseni olivat piirretty täyteen jalokiviä ja monstereita, joidenkin lukujärjestykset olivat lähinnä täynnä räkää ja ralliautoja.

Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä hoidettavien asioiden ja piiskattavien prosessien määrä kasvaa huomattavasti. Pienet ja vähemmän tärkeiltä tuntuvat asiat pääsevät unohtumaan ja hautautumaan arjen työkuorman alle. Kontrollifriikki kun olen, niin tällainen peli ei vetele. Tarvitsin selkeän ja toimivan lukujärjestyksen.

Ensimmäiseksi listasin kaikki asiat kuukauden ajalta, jotka minun henkilökohtaisesti täytyy tehdä, valvoa tai huolehtia. Lista oli yllättävän pitkä ja sekava. Karsittuani päällekkäisyydet delegoin itseltäni sellaiset työt, jotka minulle eivät varsinaisesti kuulu. Sitten kasasin lopuista tehtävistä työjärjestyksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla mitä jokaisena päivänä täytyy saada aikaiseksi.

Tällaisella lukujärjestyksellä minä yritystäni pyöritän. Klikkaamalla kuvaa saat pdf-version.

Tässä hieman tulkinta-apua lukujärjestykseeni:

Lukujärjestyksessä näkyy tietenkin myös aucorlaisia: Alina on mahtava ja tehokas projektipäällikkömme, Janne Ala-Äijälä vastaa yrityksemme teknologiasta, ja Rami on taas aisaparini myynnissä.

Lukujärjestys on siis oikeastaan kuukausinäkymä kaikkiin firman päätason prosesseihin ja osioihin (markkinointi, myynti, talous, ihmiset, prosessit ja tuotanto). Jotta firma pyörisi sujuvasti, tiettyjen prosessien täytyy kulkea päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Päivätason prosessit ovat lähinnä operatiivista toimintaa ja byrokratiaa, kuten ostolaskujen hyväksyntää ja myyntityötä. Minulla on yhtenä päiväprosessina aina myös inbox 0, joka helpottaa stressiäni (jos kaipaat sähköpostin käsittelyvinkkejä, niitä on täällä). Viikkotason prosessit ovat enimmäkseen valvontaa ja ihmisten ohjausta. Kuukausitason prosessit taas huolehtivat siitä, että pysytään strategiassa ja isossa kuvassa oikealla polulla.

Pistä sinäkin itsesi ruotuun lukujärjestyksellä. Ajankäyttösi oli täydellisesti järjestyksessä, kun tönötit vielä pulpetissa.

YT-neuvottelut ovat tarpeeton tuolileikki

Aina kun isompi yritys pitää YT:t ja porukkaa saa lähteä, tapahtuu seuraavat asiat:

  • Irtisanotut (ja heidän kaverinsa) avautuvat sosiaalisessa mediassa siitä, miten johto on tyhmä ja firmat irtisanovat fiksuimmat ihmiset.
  • Vasemmistopuoleet alkavat itkeä yhteiskuntavastuusta.
  • Lehdet kirjoittavat paheksuvia juttuja yhteiskunnan koventuvista arvoista.

Kyllä minä sen ymmärrän todella hyvin, että kohdalle sattuessa YT-kierroksen musta pekka on erittäin veemäinen kokemus. Valitettavasti (anteeksi että nyt sattuu, pidä penkistä kiinni) firmalla on kuitenkin tasan kaksi syytä, miksi joku irtisanotaan YT-kierroksella:

  1. Sinua ei tarvita tai haluta.
  2. Työtehtävääsi ei tarvita tai haluta.

Siinä se on kaikessa karkeassa yksinkertaisuudessaan. Toki voi hakea syitä muuttuneista markkinoista ja niin edelleen, mutta valitettava tosiasia on, että jos bisnes on miinuksella (tai menee miinukselle ellei jotain tehdä), joku saa lähteä.

Käydäänpä läpi kohdat 1 ja 2.

1. Sinua ei haluta tai tarvita

Tämä on monelle vaikea pala nieltäväksi. Suomessa ihmiset on ehdollistettu pienestä pitäen elämään sen mukaan, minkälaisen maailman haluaisi olevan, ei sen mukaan millainen maailma oikeasti on. Moni esimerkiksi kuvittelee, että yritykset tai organisaatiot eivät irtisano ikäviä ihmisiä, koska joku peruste (työvuodet, itse tulkittu työn tärkeys jne). Todellisuudessa YT-kierroksella saavat ensimmäisenä kenkää ne kaikkein vaikeimmat ja osaamattomimmat tyypit. Ja jos kuvittelet, että kenkää saanut Salli Superhenkilö on suorastaan täydellinen työntekijä, et varmasti tiedä millainen mulkku se on esimiehiään tai kollegojaan kohtaan kun sinun silmäsi eivät sitä näe.

Seuraavaksi valitaan tyypit, jotka eivät yksinkertaisesti suoriudu. Tällaiseen kategoriaan ei pääse satunnaisella hutiloinnilla, vaan toistuvalla mitäänsanomattomuudella ja alisuoriutumisella. Moni kuvittelee, että kukaan ei huomaa jos vain tekee tarvittavan minimin. Kyllä huomaa. Työkaverit tietävät ihan varmasti, jos et pistä parastasi — tai edes yritä. Tällaisissa tapauksissa voit syyttää vain itseäsi. Vuosia kestänyt työn välttely kantaa viimeinkin ansaittua hedelmää.

2. Työtehtävääsi ei tarvita tai haluta

Kolmanneksi saavat kenkää ihmiset, joiden työpaikkaa ei tarvita tai joiden työpanosta ei tarvita. Tämä on oikeastaan pahin paikka, koska organisaatio joutuu hankkiutumaan eroon sellaisista ihmisistä, joille olisi ihan aitoa käyttöä. Usein syynä on strategian muutos tai varautuminen pahaan hikkaan taloudessa. Työntekijöiden kannalta tämä tarkoittaa valitettavasti myös tilanteita, joissa yrityksen tuloskuntoa parannetaan. Vaikka joku yksikkö tuottaisikin euroja, se voi olla isossa kuvassa järjetön investointi, ja sen myyminen tai lopettaminen voi olla järkevämpää kuin sen kannattelu. Omat sympatiani menevät ainoastaan näille ihmisille.

Jos haluat, että YT-arpa ei osu kohdallesi:

  • Älä ole mulkku esimiehiäsi ja kollegojasi kohtaan. Ihan sama mitä muut sanovat tai mediassa kirjoitetaan, yhteistyökyvyttömät ja vaikeat ihmiset saavat YT-kierroksilla kenkää ihan varmasti. Saa olla melkoinen rainmaker, että yritys sietäisi vaikeaa käytöstä. Useimmiten YT-kierros on helpotuksen huokaus koko organisaatiolle, kun esimiehet pääsevät painamaan eject-nappia elämänhalun syöville ihmisjätteille. Tämä myös näkyy aika nopeasti yleisessä ilmapiirissä positiivisesti.
  • Älä valita. Jokaisella on huonoja hetkiä, mutta jos firman ja esimiesten dissaus on kahvihuonekeskusteluissasi ykkösaihe, vaihda firmaa tai muuta asennetta. Tai älä ihmettele jos tulee monoa.
  • Pidä mielessäsi, miksi firma on olemassa. Firma ei ole olemassa siksi, että sinulla on työpaikka. Firman tavoitteena on tuottaa voittoa omistajilleen (ja isojen firmojen tapauksessa omistajia ovat usein muun muassa eläkevakuutusyhtiöiden kautta jokainen miestä — joten turha syyttää pelkästään ahneita kapitalisteja). Vaikka kyseessä olisi millainen vapaaehtoisorganisaatio, miinusmerkkinen talous ei ole tulevaisuuden kannalta sinunkaan etusi. Jos tuot firmaan viivan alle enemmän euroja kuin sieltä viet, sinusta pidetään kiinni niin kauan kuin mahdollista — olettaen että et ole täysi mulkku.
  • Pidä huoli osaamisestasi. Toisin kuin julkisuudesta voisi päätellä, osaamisen ylläpitäminen EI ole työnantajan vastuulla. Toki, firmat järjestävät koulutusta ja mitä ikinä, mutta kukaan ei voi kaataa pakolla oppia pääkoppaan. Jos et itse halua pitää osaamisestasi huolta, parin vuoden päästä koulun penkiltä tuleva harjoittelija hakkaa sinut kaikessa muussa paitsi kahvin kulutuksessa — ja tekee sen halvemmalla. Silloinkaan ei kannata ihmetellä, miksi lyhyt tikku osui omalle kohdalle.
  • Älä jättäydy taustalle. Vaikka suomalaiseen kulttuuriin kuuluukin uhriutuminen ja kunnian antaminen muille, ei siinä ole mitään pahaa että vaatii kunnioitusta ansaituista saavutuksista. Jos omat toimesi toivat firmalle hirvittävän lavallisen massia tai hyvää näkyvyyttä, kyllä siitä kannattaa olla tyytyväinen ja antaa sen myös näkyä. Vai miksi ainoastaan urheilijoiden on suotavaa näyttää onnea ja tuulettaa voiton tullessa kohdalle?

Entä jos YT-arpa osuu omalle kohdalle?

Ensinnäkin, hengitä syvään äläkä panikoi. Nyt on aika ottaa hetki happea ja miettiä, mikä meni vikaan. Ole brutaalin suora ja rehellinen itsellesi: olisitko voinut käyttäytyä paremmin esimiehiä ja kollegoitasi kohtaan? Laiskottelitko töissäsi? Valititko ääneen usein (jos muistat valittaneesti ääneen edes kerran, luultavasti teit sitä koko ajan)? Oliko sinulle epäselvää, miten oma työtehtäväsi näkyivät firman tuloksessa? Ei näitä tarvitse ääneen sanoa, kunhan olet itsellesi rehellinen.

Jos noista ei irtoa vastauksia, syynä voi olla myös se, että jonkun täytyi lähteä — ja tällä kertaa saattoi olla strategisesti tärkeää, että työtehtävääsi ei enää kannattanut pitää. Silloin kyseessä ei ole mikään henkilökohtainen asia. Se ei tietty paljon lämmitä taloudellisesti. Silloinkin kannattaa miettiä, äänestääkö seuraavissa vaaleissa korkeamman yritysverotuksen puolesta vai vastaan.

Jos YT-irtisanomisen syytä oli itsessäkin, on aika tehdä iso päätös: kantaako itse vastuun vai liittyykö valittajien kuoroon? Molemmissa tapauksissa tukijoita löytyy.

Olen kaksi kertaa huomannut itse, että vitutti olla töissä firmassa. Silloin on aika lähteä. On parempi ottaa kamat kantoon kuin jäädä muiden kiusaksi odottamaan irtisanomista.

Johtajan 3 kipupistettä

Johtajan 3 kipupistettä

Yrityksen kasvattaminen on monessa mielessä vähän kuin lapsen kasvattamista. Ja kuten todellisessa elämässäkin, nakkulan tullessa taloon kaikilla on ihan helkkaristi näkemyksiä siitä, miten pikku-Perttiä pitäisi ruokkia, rakastaa ja rangaista. Sama pätee johtamiseen. Kaikilla on johtamisesta mielipide, vaikka suurin osa meistä osaa johtaa luonnostaan vain sähköä.

Mielestäni johtaminen ei ole käskyttämistä. Se on ohjaamista, tukemista, sparraamista, välittämistä ja esimerkkinä olemista. Johtamisen tarkoituksena on mahdollistaa se, että ihmiset voivat tehdä parhaansa. Se ei ole todellakaan helppoa, varsinkaan kun yrittäjäksi alkava on aika harvoin hyvä ja valmis johtaja. Johtajan työ opetellaan samaan aikaan kuin työntekijät opettelevat olemaan alaisia.

Oman oppimisprosessini aikana nämä ovat olleet kaikkein haasteellisimpia asioita.

1. Itsetuntemus

Jos et tiedä mitä olet, et voi johtaa itseäsi etkä muita. Sinun täytyy tietää, mikä sinut saa tikittämään: mikä on arvomaailmasi, millainen olet kriiseissä, mitä et siedä, mitä arvostat, mitkä ovat vahvuuksiasi ja mitkä heikkouksia. Mitä paremmin opettelet tuntemaan itseäsi erilaisissa tilanteissa, sitä paremmin yrityksesi menestyy. Kun tunnet itsesi, voit palkata ihmisiä paikkaamaan puutteitasi. Vastaavasti kun tunnet vahvuutesi, pystyt myös kommunikoimaan arvomaailman alaisillesi sekä teoilla että sanoilla.

Olen luonteeltani välillä liiankin pehmeä ja pikkutarkka. Joku voi nähdä sen heikkoutena, mutta yksityiskohtiin keskittyminen on myös eräs tärkeimmistä syistä, miksi yritykseni on mitä on. Suuripiirteisten taivaanrannanmaalareiden kanssa en tulisi toimeen, ja olen varma että he eivät myöskään viihtyisi yrityksessäni. Rekrytoinnissa kiinnitän aina huomiota siihen, miten tarkkoja ja tehokkaita ihmiset ovat.

2. Ego

Johtajan tehtävänä on järjestää työt, määritellä vastuut ja ohjata arkityötä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sinun pitäisi johtajana tehdä kaikki tai edes osata kaikkea. Päinvastoin: on osoitus huonoista rekrytointitaidoista, jos et pysty palkkaamaan yritykseen ihmisiä, jotka tekevät työt sinua paremmin. Sen lisäksi että itseäsi huonompien työntekijöiden palkkaus on typerää taloudellisesti, yrityksesi maine rapautuu kun laatu heikkenee. Palkkaa aina parasta jota voit — vaikka se tarkoittaisikin, että oma egosi joutuu ottamaan siinä kolauksen.

Heti kun osaa päästää irti omasta egostaan ja keskittyä yrityksen yhteiseen hyvään, elämä muuttuu helpommaksi. Yritys on investointi, jonka tarkoituksena on tuottaa rahaa. Jos se tarkoittaa, että joudut nielemään ylpeyttäsi silloin tällöin, jotta hommat sujuvat, taito kannattaa opetella.

3. Tunteet

Tiedän että moderniin ajatteluun kuuluu käsitys siitä, että johtajan tulisi näyttää tunteensa. Käytännössä tällä tietenkin tarkoitetaan, että johtajan pitäisi kehua työntekijöitä sydämensä pohjasta. Mutta entä jos vituttaa niin, että näköä haittaa? Oma kokemukseni on, että sitä ei kannata näyttää, tai tulee kaikille pahaa mieltä ja mielenharmia.

Sen lisäksi että omien tunteiden näyttäminen ei ole aina OK, yrityksesi kasvaa sen näköiseksi kuin itse käyttäydyt. Jos räjähtelet tai murjotat, niin tekevät muutkin. Jos kiukuttelet ja valitat, muut seuraavat perässä. Anna positiivisten tunteiden näkyä ja pidä negatiiviset sisälläsi, vaikka kuinka sosiaalisessa mediassa ja johtajaoppaissa muuta väitettäisiinkin. On hyvä pitää työminä erillään yksityisminästä.

Löydä oma tapasi johtaa

Jos yrität johtaa ihmisiä kuin sinua on johdettu aikaisemmin, päädyt vain ihmeellisiin tilanteisiin, joista et oikein itsekään pidä. Kesätyöpaikalla, iskän firmassa tai armeijassa opittu johtamisdogma ei ehkä ole se paras tapa ohjata ihmisiä. Etsi sellainen tapa johtaa, missä pääset käyttämään vahvuuksiasi hyväksi. Ei ole vain yhtä oikeaa tapaa johtaa.

Jokainen yrittäjä joutuu löytämään omat johtamistaitonsa ja tapansa toimia.

Järjestetäänkö teidän yrityksessä kilarit vai keharit?

Kehityskeskustelut ovat parhaimmillaan arvokkaita oppimishetkiä. Pahimmillaan ne ovat kuin homeista pakkopullaa, joka on pakko kurlata alas runsaan suuveden kera. Kummassakin tapauksessa kehityskeskusteluista on yrityksellesi hyötyä. Sen lisäksi että kehityskeskustelut ovat edullisin työhyvinvointiin liittyvä toimenpide, saat korvaamatonta palautetta ja ajatuksia yrityksen kehittämiseen.

Selkeistä eduista huolimatta kehityskeskustelut ovat kotimaisissa PK-yrityksissä veronpalatuslappua harvinaisempi vieras. On paljon luontevampaa vetää kilarit pikkujouluissa kuin kehareita pitkin vuotta. Molemmissa järjestelyissä on tietenkin etunsa, mutta yrityksen tulevaisuudesta on paljon mukavampaa jutella muualla kuin piipaa-auton takapenkillä.

Hampurilaismalli

Tekosyitä kehareiden välttelemiseen on tietenkin monia. Olen kuullut nämä samat tekosyyt moneen otteeseen muiden yrittäjien suusta ja onnistunut uskomaan niihin itsekin. Tässä parhaimmat palat:

“Me ollaan kaikki kavereita keskenämme.”

Tämä kertoo, että firmassa kukaan ei ole vastuussa, tai että pelkäät esimiesasemaasi. Nykyään on muodikasta ajatella, että yritys on jonkinlainen yhteisökommuuni, jossa kaikki ovat kavereita keskenään ja kaikki on kivaa. Joku on kuitenkin ihan juridisessakin mielessä vastuussa yrityksestä, ja vastuitaan ei voi myöhemmin pakoilla sillä että “oltiin kavereita” tai että “oltiin kaikki samaa mieltä”.

“Vastahan ne pidettiin.”

Luultavasti ei. Aina tuntuu, että kalenteriin ilmestyy jotain tärkeämpää ja kiireisempää. Esimiehenä kuitenkin olet vastuussa siitä, että homma toimii, ja sinun täytyy vain järjestää sille aikaa.

“Siellä vaan valitetaan.”

Varmasti. Sinun tehtävänäsi on huolehtia siitä, että palaute on asiallista ja strukturoitua. Kun hoidat kehityskeskustelut systemaattisesti ja usein, ihmiset oppivat suhtautumaan niihin oikein. Se voi viedä aikaa, mutta yleensä parin kehityskeskustelun jälkeen ihmisille muodostuu siitä rutiini.

“Meillä ei ole varaa palkankorotuksiin”

Tässä taloustilanteessa se pitää varmasti paikkansa. Se ei silti ole syy jättää kehityskeskusteluja pitämättä. Tiedän että monessa yrityksessä kehityskeskusteluissa puhutaan rahasta. Olen itse sitä mieltä, että palkkakeskustelujen paikka ei ole kehityskeskusteluissa. Jos puhe kääntyy rahaan, tilanteesta tulee neuvottelutilanne. Sellainen ei ole hedelmällinen maaperä kehityskeskustelulle.

“Kyllä ne tietävät että mä arvostan niitä.”

Jos alaisissa ei ole telepaatteja, tuskin. Suomalaisessa yrityskulttuurissa ei ole tapana kehua ihmisiä. Olen itse kokenut työpaikalla kehumisen erityisen hankalaksi. Jotkut ihmiset kokevat sen positiivisena asiana, kun taas jotkut aidosti vihaavat kehuja (sellaisiakin ihmisiä on). Tästä huolimatta, kehityskeskustelut ovat hyvä hetki räätälöityyn palautteeseen — myös kehuihin.

Jos olet tuore yrittäjä, on melko turvallinen arvaus että firmassasi ei ole järjestetty yksiäkään kehityskeskusteluja. Tilannetta ei tarvitse jännittää tarpeettomasti, sillä ensimmäiset kehityskeskustelut ovat yrityksesi ensimmäiset myös alaisillesi. Järjestä omassa yrityksessäsi mieluummin keharit kuin ikimuistoiset kilarit. Mistä tulikin mieleeni, että on taas aika järjestää keharit.

Johtajan työ on luotsata lauma paskasateesta päivänpaisteeseen

Johtaja

Kirjoitin aikaisemmin olevani näkymätön johtaja. Uskon vakaasti siihen, että johtajana tärkein asia on opettaa ja opastaa ihmiset toimimaan itsenäisesti. Kaiken kierrättäminen oman pöydän kautta on yleensä egon hieromista tai kontrollin himoa.

On kuitenkin tilanteita, jolloin johtajana pitää olla aktiivisesti läsnä. Jokaisessa yrityksessä on niitä päiviä kun sähköt katkeavat, liukuhihna jumittaa tai palvelinhuoneessa on tulipalo. Tiedät kyllä. Se on se päivä, jonka jälkeen menet kotiin kädet täristen ja kaadut suoraan sänkyyn sen jälkeen kun vaimo on pakkosyöttänyt sinulle lihapiirakkaa ja viisi Buranaa viskillä.

Meillä oli tuollainen päivä viime lokakuussa. Kun tilanne meni ns. etelään, tärkein kontribuutioni tilanteessa ei suinkaan ollut tekninen tietämykseni, älyllinen ylivoimaisuuteni tai mahtava lavakarisma. Jos olisin itse mennyt soheltamaan palvelimille, seurauksena olisi ollut taattua tuhoa. Mitä sitten johtajana voi tehdä kriisin tullen?

  1. Arvioi tilanne. Ihmisten normaali reaktio on lähteä suorittamaan asioita hirveällä kiireellä. Koska pääsääntöisesti ihmiset katsovat maailmaa vain kapeiden lappujen välistä, kokonaiskuvaa ei välttämättä ole. Johtajana joudut huolehtimaan siitä, että tehdään oikeita asioita oikeassa järjestyksessä.
  2. Pysy rauhallisena ja edellytä sitä myös muilta. Hätäilemällä tai hyppimällä johtopäätöksiin saa vain isompaa tuhoa aikaiseksi. Pidä tunteesi kurissa, se rauhoittaa muitakin.
  3. Ylläpidä kriisitietoisuutta. Kuulostaa vähän typerältä, mutta joskus ihmiset sotkevat rauhallisuuden välinpitämättömyyteen. Sinun täytyy olla kristallinkirkas asian viestimisessä ja antaa selkeä kuva siitä, että tilanne on vakava. Useimmiten tätä ei tarvitse erikseen tehdä.
  4. Ole näkyvästi paikalla. Vaikka sinusta ei olisi mitään apua itse tekemiseen, ihmisille on tärkeää että olet siellä, tarvittaessa tekemässä päätöksiä ja tukemassa.
  5. Tiedota, tiedota ja tiedota. Useimmat samassa tilanteessa olleista yrityksistä eivät kertoneet koko drupalgeddonista julkisesti yhtään mitään. Kyseessä on hyvin tyypillinen strategia, jossa tungetaan pää pensaaseen ja toivotaan että kukaan ei vaan ottaisi asiaa esille. On kuitenkin parempi viestiä liikaa kuin liian vähän.
  6. Muista juoda vettä ja syödä. Alentunut verensokeri saa tekemään tyhmiä asioita, ja aivot tarvitsevat happea. Huolehdi siitä että kaikilla on ruokaa, juomaa ja taukoja. Tilaa toimistolle ruokaa. Pakota tarvittaessa syömään.
  7. Pyydä anteeksi, mutta älä häpeile. Vaikka kriisi ei olisikaan johtunut omasta huolimattomuudesta, kanna silti vastuusi ja näytä se myös asiakkaille. Harva muistaa mistä kriisissä oli kysymys, mutta kaikki muistavat miten sinä käyttäydyit.

Sarasvuo sanoi aikanaan “tule lama kultainen”. Minäkään en toivo lamaa tai kriisejä, mutta kriiseissä hyvät yritykset erottuvat huonommista. Ne ovat niitä päiviä jolloin asiakkaat saavat rahoilleen vastinetta. Ja kriisissä sinun velvollisuutesi johtajana on luotsata lauma paskasateesta päivänpaisteeseen.