Toimitusjohtajan työjärjestys

Jokainen muistaa varmaan, millainen oli koulun lukujärjestys? Viikko oli jaettu selkeisiin, tunnin mittaisiin blokkeihin, ja yhdellä silmäyksellä näki millainen viikko oli tulossa. Tuntitietojen lisäksi lukujärjestykset tietenkin kuvasivat ihmisten mielenkiinnon kohteita: omat lukujärjestykseni olivat piirretty täyteen jalokiviä ja monstereita, joidenkin lukujärjestykset olivat lähinnä täynnä räkää ja ralliautoja.

Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä hoidettavien asioiden ja piiskattavien prosessien määrä kasvaa huomattavasti. Pienet ja vähemmän tärkeiltä tuntuvat asiat pääsevät unohtumaan ja hautautumaan arjen työkuorman alle. Kontrollifriikki kun olen, niin tällainen peli ei vetele. Tarvitsin selkeän ja toimivan lukujärjestyksen.

Ensimmäiseksi listasin kaikki asiat kuukauden ajalta, jotka minun henkilökohtaisesti täytyy tehdä, valvoa tai huolehtia. Lista oli yllättävän pitkä ja sekava. Karsittuani päällekkäisyydet delegoin itseltäni sellaiset työt, jotka minulle eivät varsinaisesti kuulu. Sitten kasasin lopuista tehtävistä työjärjestyksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla mitä jokaisena päivänä täytyy saada aikaiseksi.

Tällaisella lukujärjestyksellä minä yritystäni pyöritän. Klikkaamalla kuvaa saat pdf-version.

Tässä hieman tulkinta-apua lukujärjestykseeni:

Lukujärjestyksessä näkyy tietenkin myös aucorlaisia: Alina on mahtava ja tehokas projektipäällikkömme, Janne Ala-Äijälä vastaa yrityksemme teknologiasta, ja Rami on taas aisaparini myynnissä.

Lukujärjestys on siis oikeastaan kuukausinäkymä kaikkiin firman päätason prosesseihin ja osioihin (markkinointi, myynti, talous, ihmiset, prosessit ja tuotanto). Jotta firma pyörisi sujuvasti, tiettyjen prosessien täytyy kulkea päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Päivätason prosessit ovat lähinnä operatiivista toimintaa ja byrokratiaa, kuten ostolaskujen hyväksyntää ja myyntityötä. Minulla on yhtenä päiväprosessina aina myös inbox 0, joka helpottaa stressiäni (jos kaipaat sähköpostin käsittelyvinkkejä, niitä on täällä). Viikkotason prosessit ovat enimmäkseen valvontaa ja ihmisten ohjausta. Kuukausitason prosessit taas huolehtivat siitä, että pysytään strategiassa ja isossa kuvassa oikealla polulla.

Pistä sinäkin itsesi ruotuun lukujärjestyksellä. Ajankäyttösi oli täydellisesti järjestyksessä, kun tönötit vielä pulpetissa.

Näin vältät sähköpostilimbon

Hesarissa oli kirjoitus siitä, miten sähköpostia pitäisi käyttää oikein. Pääsääntöisesti jutussa annetut neuvot olivat ihan hyviä, ja allekirjoitan neuvot suurimmaksi osaksi.

Itselleni tulee melkoinen määrä sähköpostia päivässä. Osittain sähköpostit ovat erilaisten automaattijärjestelmien generoimia, mutta seassa on paljon sellaisia viestejä, joita ei yksinkertaisesti voi jättää huomioimatta. Siksi olenkin kehittänyt itselleni vuosien saatossa systeemin, joka takaa tyhjän inboksin ja järjestelmällisen lopputuloksen.


Yleisin virhe ihmisillä on se, että he käyttävät sähköpostiohjelmaa tehtävänhallintajärjestelmänä. Tämä on tavallaan ihan luonnollista, koska yleensä inboksiin jäävät ajelehtimaan sellaiset sähköpostit, joille pitää tehdä jotain. Tästä kuitenkin muodostuu kohtuullisen iso taakka silloin, kun jotain tehtävää ei saakaan suoritettua nopeasti. Lopputuloksena sähköpostilaatikko tursuaa yli äyräiden, ja kaikki työt jäävät tekemättä. Bonuksena vielä takaraivossa on jatkuvasti sellainen epämiellyttävä tykytys, joka kertoo että jotain olennaista on tekemättä. Tuollaisessa sähköpostilimbossa eläminen ei ole suositeltava olotila. Jos itse haluat välttää hitaan ja tuskallisen aivokuoleman sähköpostisuossa, tee näin:

  1. Hanki erillinen tehtävänhallintaohjelma. Älä käytä siihen tarkoitukseen sähköpostiohjelmaa. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Things (oma suosikkini) tai Wunderlist (Veikko vinkkasi, että Todoist toimii kivasti gmailin kanssa näppärästi yhteen).
  2. Käsittele viestit heti. Jos viestissä olevan työn tekemiseen menee alle 5 min, hoida se välittömästi (esimerkiksi tapaamisajan sopiminen on tällainen toimenpide). Jos aikaa menee enemmän, tee siitä itsellesi uusi tehtävä tehtävänhallintaohjelmaan ja arkistoi viesti.
  3. Jotta edellinen voisi toimia, sinun täytyy itse päättää, milloin luet sähköpostisi. Et voi vain hypätä puhelimeen tai tietokoneelle, aina kun kuulet pling-äänen. Suosittelen, että luet sähköpostisi maksimissaan 4 kertaa päivässä. Poista notifikaatiot käytöstä, ja varaa riittävästi aikaa sähköpostien käsittelyyn kun lopulta avaat sähköpostiohjelman. Jos sinulla on supertärkeitä asiakkaita tai kontakteja, voit säätää notifikaatiot myös vip-listalle erikseen (iOS).
  4. Unsubscribe. Et oikeasti tarvitse kaikkia niitä uutiskirjeitä. Itse asiassa, käytä erillistä sähköpostilaatikkoa kaikenlaisille turhille tilauksille.
  5. Opettele käyttämään filttereitä. Gmailin filtterit ovat tehokkaita, ja niillä pystyy säästämään käsittämättömän määrän aikaa ja vaivaa.

Ja jos olet oman yrityksesi suurkalifi, ota käyttöön Slack. Se vähentää sisäisen sähköpostiliikenteen määrää todella paljon.

Supersuorittajan 3 erityispiirrettä

On jälleen vuotuisen “mitä opin NBF:ssä” -kirjoituksen aika.


Käyn vuoden aikana mahdollisimman harvassa tapahtumassa. Tämä ei johdu sitä, etteikö Suomi olisi täynnä hyviä tapahtumia. Tapahtumat ovat vain pääsääntöisesti kaltaisilleni introverteille kuluttavia kokemuksia. Esimerkiksi pari viikkoa sitten järjestetty Nordic Business Forum 2016 oli sen verran hektinen kokemus, että vasta nyt alan toipua siitä oikeasti. Viihdyn asiakaspalavereissa erinomaisesti, mutta 5 000 energistä ihmistä samassa tilassa parin päivän aikana on jo vähän liikaa. Meininki oli silti mitä mainioin. Tilannetta helpotti sekin, että sain käyttää Katleenaa ja Katjaa virtuaalisena ihmiskilpinä siinä kohtaa, kun omat sosiaaliset voimavarat alkoivat loppua.

Erityisen hyvin mieleen jäivät Gary Vaynerchuk, Seth Godin ja Scott Galloway. Kakkosrivissä istuessa posket kuumottivat tuon tuostakin, ja muutenkin kuin pyrotekniikan takia. Maailmanluokan esiintyjät ovat maailmanluokan esiintyjiä. Esitykset päättyvät jämptisti ajallaan, ne ovat puhuttelevia, yleisön tarpeiden mukaan räätälöityjä, koherentteja kokonaisuuksia ja niitä on ilo seurata. Olo on kuin olisi elokuvissa käynyt. Kylmät väreet kulkevat vieläkin.


Yksi esitys iski itseltäni erityisesti ilmat pihalle. Ihan fyysisestikin, koska Katleena töni minua kyynärpäällä kylkeen innoissaan ja sanoi:

”Kato, Amy listasi just sun luonteenpiirteet.”

Amy Chua kertoi esityksessään menestyjiä yhdistävistä tekijöistä (“Triple Package; what really determines success”). Ensin en osannut yhdistää pisteitä, koska jokainen on sokea omille heikkouksilleen ja vahvuuksilleen. Lyhyen pohtimisen ja hampaiden kirskuttelun jälkeen ei kuitenkaan ollut hankalaa tunnistaa, mitä Katleena oikein tarkoitti. Amyn mukaan menestyjille on nimittäin ryhmänä tyypillistä:

  1. Ylemmyyskompleksi (Superiority complex) [check]
  2. Epävarmuus (Insecurity) [double check]
  3. Itsehillintä/impulssikontrolli (Impulse control) [noo… ok]

Ylemmyyskompleksi mahdollistaa jääräpäisyyden ja omaan visioon uskomisen (joskus sokeastikin), riippumatta siitä mitä muut sanovat tai uskovat. Se tietenkin tekee supersuorittajasta pahimmillaan todella veemäisen ja vaativan kollegan, esimiehen ja alaisen (vrt. Steve Jobs). Syvä epävarmuus taas tasapainottaa ylemmyyskompleksia, pakottaen koko ajan epäilemään omaa suoritustaan ja näkemyksiään. Epävarmuus myös juurruttaa supersuorittajan jalat tukevasti maahan. Kolmas piirre, impulssikontrolli, on vaatimuksena oikeastaan kaikelle pitkäjänteiselle toiminnalle. Impulssikontrolli tarkoittaa yksinkertaistettuna sitä, että pystyy hillitsemään lyhyen aikavälin himonsa pitkäjänteisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Nämä kaikki piirteet eivät vielä itsessään takaa menestymistä yhtään missään, mutta ne kuvaavat mielestäni todella hyvin tyypillistä supersuorittajaa. Supermenestyjäksi voi tulla sitten, jos kaikki muutkin tekijät loksahtavat kohdilleen.

Olen aina tiennyt olevani jollain tavalla vähän vinksallani, ja Amyn esityksen aikana koin lievän valaistumisen. En ole ikinä tajunnut, että syvälle juurtunut epävarmuus voi olla oikeasti kokonaisuutta tasapainottava vahvuus.

Tarkemmin ajatellen, pitäisi varmaankin lähettää kiitoskortit ja glitterpommit kaikille niille koulukiusaajaihmisperseille, jotka mahdollistivat minuuteni tasapainoisen kehittymisen.

Mitä sinä tekisit, jos sinulla olisi vain pari kuukautta aikaa?

Kirjoitin keväällä ikävästä tapahtumasta, jossa selän murtumisen yhteydessä keuhkoista löytyi möykky jonka nimesin Mölöksi. En tosin kertonut, että tilanne ei ollut vielä ohi. Erilaisten testien kavalkadin jälkeen tuli seurantasykli, ja kriittisin seurantatutkimus on nyt takana. Mölö ei ole paisunut, ja se on melko suurella varmuudella arpi jostain vanhasta keuhkon tulehdustilasta. Nyt uskaltaa siis jo hengittää.

Se on ihan helvetin pysäyttävän brutaali tunne, kun ei ole varma, näkeekö seuraavaa joulua vai ei. Kun epävarmuus oli pahimmillaan, sähköhammasharjani meni rikki. Muistan tuijottaneeni sitä vilkkuvaa ja surisematonta kapistusta, ja ajattelin että uutta ei varmaan vielä kannata ostaa. Kaikkein pysäyttävin hetki kuitenkin oli se, kun kävin radioisotooppitutkimuksessa TYKSin kellarissa. Kroppaan ruiskutettiin radioaktiivista ainetta, jonka kertymistä sitten kuvattiin. Se ei kuitenkaan ollut pysäyttävää, vaikka olikin ”jee, tuleekohan minusta supersankari, jonka supervoima on kärttykatse” -jännittävää. Pysäyttävintä oli odottaa samassa kerroksessa, jossa annetaan lasten sädehoidot. Se tunne kun tuijottaa sellaista keraamista seinälaattaa, johon on liimattu piristykseksi laimeita perhosenkuvia. Se tunne kun tajuaa, mitä monet vanhemmat ovat tässä samassa paikassa varmaan tunteneet. Kaikki se pelko, ahdistus, kipu ja voimattomuus. Voin sanoa, että sydämeni murtui ihan vähän sinä päivänä.

En kertonut kovinkaan monelle mahdolliseen kuolemaan liittyvistä ajatuksistani tuona aikana. Useimmat läheiset suhtautuivat tilanteesta puhumiseen vähän kielteisesti, osa yritti olla huomioimatta koko asiaa. Loppujen lopuksi en kertonut kenellekään, mitä valmisteluja mielessäni kävin läpi. Se oli helpompaa. Nyt kun tilanne on jo ohi, voi vähän aiheesta avautuakin. Tyypilliseen tapaani tein jo suunnitelmia erilaisten vaihtoehtojen varalle. Tein esimerkiksi listan asioista, joita halusin tehdä. Mitenkään vähemmän yllättäen, listalla oli enimmäkseen ihmisten tapaamisia ja kokemuksia. Listalta ei tosiaan löytynyt sellaisia kuin ”juttele puhelinmyyjälle”, ”juo viinaa”, ”osta jotain kivaa” tai ”mene töihin”.

Oma listani. Tai ainakin ensimmäinen sivu.

Moni kuvittelee, että läheltä liippasi -tilanne tekee pehmeämmäksi. Surprise, motherfuckers! Ei tee. En siedä enää samaa paskaa kuin vuosi aikaisemmin. Saas nähdä mitä tästä seuraa, mutta ei ainakaan pelkkiä pehmeitä aatoksia.

Jos sinä kuulet, että ensi joulu voi olla viimeisesi, mitä haluaisit tehdä? Siis oikeasti? Ja tämä ei ole mikään retorinen kysymys. Sama tilanne voi tulla eteen aivan kenelle hyvänsä (esimerkiksi viimeksi isoja juttuja joutui miettimään myös yrittäjäkollegani Jari, jonka tarinan loppu oli onneksi onnellinen). Jos aikaa onkin jäljellä viikkoja, siinä ajassa ei maailmaa kierretä tai perhettä perusteta.

Carpe diem, perkele.

HHJ, Hyväksytty Hallituksen Jäsen®

No niin, olen nyt virallisesti Hyväksytty Hallituksen Jäsen (HHJ®). Kävin Tampereen Kauppakamarin kurssin jo 2012, mutta kurssin jälkeen ei ehtinyt tenttimään. Nyt sitten viimeistelin kokonaisuuden käymällä tentissä.*

Mikä on HHJ?

HHJ

HHJ on Kauppakamarin järjestämä koulutuskokonaisuus, jonka tarkoituksena on parantaa erityisesti PK-yritysten hallitustyöskentelyä. Se sopii erityisen hyvin yrityksen hallituksessa oleville tai hallitukseen aikoville. Kurssilla käydään läpi hallituksen tehtävien lisäksi hyvää hallintotapaa, strategiatyötä ja osakeyhtiölakia. Kurssin ehdottomasti tärkein anti on kuitenkin esimerkkitapaukset elävästä elämästä, ryhmätyöt ja alan rautaisimpien asiantuntijoiden esitykset omilta erikoisalueiltaan. Voin sanoa, että koko kurssin aikana ei tullut tylsää hetkeä. Siitä pitivät huolen myös osuvat ja epäviralliset kauhutarinat. 😉

Itse tentti tuntui menevän läpi aika heittämällä, mistä isoin kiitos kuuluu omalle (Aucorin) hallitukselle. Vuosien yhteistyö hallituksen kanssa on opettanut minulle käsittämättömän paljon yrittämisestä ja hallitustyöskentelystä. On nimittäin ihan eri asia lukea asioista teoriassa kuin kokea asiat käytännössä. HHJ-kurssi antaa erinomaiset eväät siihen todelliseen hallitustyöskentelyyn. Vahva suositus kaikille yrittäjäkollegoille!

*) Pistemääräksi kertyi 56/60, mikä on ihan siedettävä.