Näin vältät sähköpostilimbon

Hesarissa oli kirjoitus siitä, miten sähköpostia pitäisi käyttää oikein. Pääsääntöisesti jutussa annetut neuvot olivat ihan hyviä, ja allekirjoitan neuvot suurimmaksi osaksi.

Itselleni tulee melkoinen määrä sähköpostia päivässä. Osittain sähköpostit ovat erilaisten automaattijärjestelmien generoimia, mutta seassa on paljon sellaisia viestejä, joita ei yksinkertaisesti voi jättää huomioimatta. Siksi olenkin kehittänyt itselleni vuosien saatossa systeemin, joka takaa tyhjän inboksin ja järjestelmällisen lopputuloksen.


Yleisin virhe ihmisillä on se, että he käyttävät sähköpostiohjelmaa tehtävänhallintajärjestelmänä. Tämä on tavallaan ihan luonnollista, koska yleensä inboksiin jäävät ajelehtimaan sellaiset sähköpostit, joille pitää tehdä jotain. Tästä kuitenkin muodostuu kohtuullisen iso taakka silloin, kun jotain tehtävää ei saakaan suoritettua nopeasti. Lopputuloksena sähköpostilaatikko tursuaa yli äyräiden, ja kaikki työt jäävät tekemättä. Bonuksena vielä takaraivossa on jatkuvasti sellainen epämiellyttävä tykytys, joka kertoo että jotain olennaista on tekemättä. Tuollaisessa sähköpostilimbossa eläminen ei ole suositeltava olotila. Jos itse haluat välttää hitaan ja tuskallisen aivokuoleman sähköpostisuossa, tee näin:

  1. Hanki erillinen tehtävänhallintaohjelma. Älä käytä siihen tarkoitukseen sähköpostiohjelmaa. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Things (oma suosikkini) tai Wunderlist (Veikko vinkkasi, että Todoist toimii kivasti gmailin kanssa näppärästi yhteen).
  2. Käsittele viestit heti. Jos viestissä olevan työn tekemiseen menee alle 5 min, hoida se välittömästi (esimerkiksi tapaamisajan sopiminen on tällainen toimenpide). Jos aikaa menee enemmän, tee siitä itsellesi uusi tehtävä tehtävänhallintaohjelmaan ja arkistoi viesti.
  3. Jotta edellinen voisi toimia, sinun täytyy itse päättää, milloin luet sähköpostisi. Et voi vain hypätä puhelimeen tai tietokoneelle, aina kun kuulet pling-äänen. Suosittelen, että luet sähköpostisi maksimissaan 4 kertaa päivässä. Poista notifikaatiot käytöstä, ja varaa riittävästi aikaa sähköpostien käsittelyyn kun lopulta avaat sähköpostiohjelman. Jos sinulla on supertärkeitä asiakkaita tai kontakteja, voit säätää notifikaatiot myös vip-listalle erikseen (iOS).
  4. Unsubscribe. Et oikeasti tarvitse kaikkia niitä uutiskirjeitä. Itse asiassa, käytä erillistä sähköpostilaatikkoa kaikenlaisille turhille tilauksille.
  5. Opettele käyttämään filttereitä. Gmailin filtterit ovat tehokkaita, ja niillä pystyy säästämään käsittämättömän määrän aikaa ja vaivaa.

Ja jos olet oman yrityksesi suurkalifi, ota käyttöön Slack. Se vähentää sisäisen sähköpostiliikenteen määrää todella paljon.

Uusi kämppä, uudet kuviot

Viimeinen vuosi on ollut kohtuullisen turbulenttia aikaa siviilipuolella. Ensin murtui selkä ja tapasin herra mölön. Nyt sitten laitettiin ns. lusikat jakoon. Isoimmat itkut on itketty, poikien tapaamiskäytännöistä sovittu ja omat kamat on kiikutettu uuteen kämppään. Ja tietenkin Ikeasta on käyty täydentämässä tarpeelliset kodin tarvike-esineet.

Vähäistä omaisuutta pakkaillessa tuli mietittyä, että mitä tavaraa sitä oikeasti haluaa kantaa mukanaan. Omassa elämässä on takana kuitenkin parisenkymmentä postiosoitetta, joten voisi ajatella, että ylimääräistä rojua ei pääsisi kovin helposti kertymään. Jostain kumman syystä joka muutossa mukaan on kuitenkin tarttunut kaikenlaista roinaa, jota ei välttämättä haluaisi enää raahata seuraavaan paikkaan.

Itse valitsen omaisuuden yleensä näillä perusteilla:

  1. Tarvitsenko tätä?
  2. Rakastanko tätä?
  3. Onko se kaunis?
  4. Liittyykö tähän esineeseen joku tärkeä muisto tai tarina?

Jos yksikään näistä kohdista ei kilistele kelloja, ei esineen omistamiselle oikeastaan ole mitään pointtia, ja kaman voi ihan hyvin tunkea kierrätykseen tai roskikseen. Samalla logiikalla valkkasin sitten omaisuuteni tässäkin siirtymässä. Mukaan lähti vain rakkaita ja tärkeitä esineitä.

Ja mitä sitten tein aivan ensimmäiseksi? Tietenkin virittelin uskollisen Arcam -stereoni System Audio -kaiuttimineen.

tarkeimmat-ensin

Supersuorittajan 3 erityispiirrettä

On jälleen vuotuisen “mitä opin NBF:ssä” -kirjoituksen aika.


Käyn vuoden aikana mahdollisimman harvassa tapahtumassa. Tämä ei johdu sitä, etteikö Suomi olisi täynnä hyviä tapahtumia. Tapahtumat ovat vain pääsääntöisesti kaltaisilleni introverteille kuluttavia kokemuksia. Esimerkiksi pari viikkoa sitten järjestetty Nordic Business Forum 2016 oli sen verran hektinen kokemus, että vasta nyt alan toipua siitä oikeasti. Viihdyn asiakaspalavereissa erinomaisesti, mutta 5 000 energistä ihmistä samassa tilassa parin päivän aikana on jo vähän liikaa. Meininki oli silti mitä mainioin. Tilannetta helpotti sekin, että sain käyttää Katleenaa ja Katjaa virtuaalisena ihmiskilpinä siinä kohtaa, kun omat sosiaaliset voimavarat alkoivat loppua.

Erityisen hyvin mieleen jäivät Gary Vaynerchuk, Seth Godin ja Scott Galloway. Kakkosrivissä istuessa posket kuumottivat tuon tuostakin, ja muutenkin kuin pyrotekniikan takia. Maailmanluokan esiintyjät ovat maailmanluokan esiintyjiä. Esitykset päättyvät jämptisti ajallaan, ne ovat puhuttelevia, yleisön tarpeiden mukaan räätälöityjä, koherentteja kokonaisuuksia ja niitä on ilo seurata. Olo on kuin olisi elokuvissa käynyt. Kylmät väreet kulkevat vieläkin.


Yksi esitys iski itseltäni erityisesti ilmat pihalle. Ihan fyysisestikin, koska Katleena töni minua kyynärpäällä kylkeen innoissaan ja sanoi:

”Kato, Amy listasi just sun luonteenpiirteet.”

Amy Chua kertoi esityksessään menestyjiä yhdistävistä tekijöistä (“Triple Package; what really determines success”). Ensin en osannut yhdistää pisteitä, koska jokainen on sokea omille heikkouksilleen ja vahvuuksilleen. Lyhyen pohtimisen ja hampaiden kirskuttelun jälkeen ei kuitenkaan ollut hankalaa tunnistaa, mitä Katleena oikein tarkoitti. Amyn mukaan menestyjille on nimittäin ryhmänä tyypillistä:

  1. Ylemmyyskompleksi (Superiority complex) [check]
  2. Epävarmuus (Insecurity) [double check]
  3. Itsehillintä/impulssikontrolli (Impulse control) [noo… ok]

Ylemmyyskompleksi mahdollistaa jääräpäisyyden ja omaan visioon uskomisen (joskus sokeastikin), riippumatta siitä mitä muut sanovat tai uskovat. Se tietenkin tekee supersuorittajasta pahimmillaan todella veemäisen ja vaativan kollegan, esimiehen ja alaisen (vrt. Steve Jobs). Syvä epävarmuus taas tasapainottaa ylemmyyskompleksia, pakottaen koko ajan epäilemään omaa suoritustaan ja näkemyksiään. Epävarmuus myös juurruttaa supersuorittajan jalat tukevasti maahan. Kolmas piirre, impulssikontrolli, on vaatimuksena oikeastaan kaikelle pitkäjänteiselle toiminnalle. Impulssikontrolli tarkoittaa yksinkertaistettuna sitä, että pystyy hillitsemään lyhyen aikavälin himonsa pitkäjänteisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Nämä kaikki piirteet eivät vielä itsessään takaa menestymistä yhtään missään, mutta ne kuvaavat mielestäni todella hyvin tyypillistä supersuorittajaa. Supermenestyjäksi voi tulla sitten, jos kaikki muutkin tekijät loksahtavat kohdilleen.

Olen aina tiennyt olevani jollain tavalla vähän vinksallani, ja Amyn esityksen aikana koin lievän valaistumisen. En ole ikinä tajunnut, että syvälle juurtunut epävarmuus voi olla oikeasti kokonaisuutta tasapainottava vahvuus.

Tarkemmin ajatellen, pitäisi varmaankin lähettää kiitoskortit ja glitterpommit kaikille niille koulukiusaajaihmisperseille, jotka mahdollistivat minuuteni tasapainoisen kehittymisen.

Mitä sinä tekisit, jos sinulla olisi vain pari kuukautta aikaa?

Kirjoitin keväällä ikävästä tapahtumasta, jossa selän murtumisen yhteydessä keuhkoista löytyi möykky jonka nimesin Mölöksi. En tosin kertonut, että tilanne ei ollut vielä ohi. Erilaisten testien kavalkadin jälkeen tuli seurantasykli, ja kriittisin seurantatutkimus on nyt takana. Mölö ei ole paisunut, ja se on melko suurella varmuudella arpi jostain vanhasta keuhkon tulehdustilasta. Nyt uskaltaa siis jo hengittää.

Se on ihan helvetin pysäyttävän brutaali tunne, kun ei ole varma, näkeekö seuraavaa joulua vai ei. Kun epävarmuus oli pahimmillaan, sähköhammasharjani meni rikki. Muistan tuijottaneeni sitä vilkkuvaa ja surisematonta kapistusta, ja ajattelin että uutta ei varmaan vielä kannata ostaa. Kaikkein pysäyttävin hetki kuitenkin oli se, kun kävin radioisotooppitutkimuksessa TYKSin kellarissa. Kroppaan ruiskutettiin radioaktiivista ainetta, jonka kertymistä sitten kuvattiin. Se ei kuitenkaan ollut pysäyttävää, vaikka olikin ”jee, tuleekohan minusta supersankari, jonka supervoima on kärttykatse” -jännittävää. Pysäyttävintä oli odottaa samassa kerroksessa, jossa annetaan lasten sädehoidot. Se tunne kun tuijottaa sellaista keraamista seinälaattaa, johon on liimattu piristykseksi laimeita perhosenkuvia. Se tunne kun tajuaa, mitä monet vanhemmat ovat tässä samassa paikassa varmaan tunteneet. Kaikki se pelko, ahdistus, kipu ja voimattomuus. Voin sanoa, että sydämeni murtui ihan vähän sinä päivänä.

En kertonut kovinkaan monelle mahdolliseen kuolemaan liittyvistä ajatuksistani tuona aikana. Useimmat läheiset suhtautuivat tilanteesta puhumiseen vähän kielteisesti, osa yritti olla huomioimatta koko asiaa. Loppujen lopuksi en kertonut kenellekään, mitä valmisteluja mielessäni kävin läpi. Se oli helpompaa. Nyt kun tilanne on jo ohi, voi vähän aiheesta avautuakin. Tyypilliseen tapaani tein jo suunnitelmia erilaisten vaihtoehtojen varalle. Tein esimerkiksi listan asioista, joita halusin tehdä. Mitenkään vähemmän yllättäen, listalla oli enimmäkseen ihmisten tapaamisia ja kokemuksia. Listalta ei tosiaan löytynyt sellaisia kuin ”juttele puhelinmyyjälle”, ”juo viinaa”, ”osta jotain kivaa” tai ”mene töihin”.

Oma listani. Tai ainakin ensimmäinen sivu.

Moni kuvittelee, että läheltä liippasi -tilanne tekee pehmeämmäksi. Surprise, motherfuckers! Ei tee. En siedä enää samaa paskaa kuin vuosi aikaisemmin. Saas nähdä mitä tästä seuraa, mutta ei ainakaan pelkkiä pehmeitä aatoksia.

Jos sinä kuulet, että ensi joulu voi olla viimeisesi, mitä haluaisit tehdä? Siis oikeasti? Ja tämä ei ole mikään retorinen kysymys. Sama tilanne voi tulla eteen aivan kenelle hyvänsä (esimerkiksi viimeksi isoja juttuja joutui miettimään myös yrittäjäkollegani Jari, jonka tarinan loppu oli onneksi onnellinen). Jos aikaa onkin jäljellä viikkoja, siinä ajassa ei maailmaa kierretä tai perhettä perusteta.

Carpe diem, perkele.

Onnellisuuden lista

Aika paljastella jälleen henkilökohtaisuuksia.

Kirjoitin pari vuotta sitten itsensä tuntemisen merkityksestä esimerkiksi strategiasuunnittelun pohjana. Yksi keskeinen apuväline itselleni on ollut Rubin Gretchenin The Happiness Project -kirjaan perustuva Lista. Lista on yksinkertainen lista asioista, joita noudattamalla voi tulla onnelliseksi. Lista on henkilökohtainen ja sen sisältö riippuu pitkälti siitä mitä haluaa omassa persoonassaan painottaa.

Monikaan ei varmaan osaa yhdistää tästä listassa esiintyviä pehmeitä piirteitä allekirjoittaneeseen. Siitäkin huolimatta tai juuri siksi, tässä on minun listani:

  1. Ole Optimus Prime. Tämä liittyy johtamiseen ja omaan persoonaan. Millainen johtaja haluan olla?
  2. Luota hämähäkkivaistoon. Yhdeksän kertaa kymmenestä olen huomannut, että oma vaisto on ollut oikeassa. Iso osa ongelmista olisi ollut elämässäni vältettävissä, jos olisin vain kuunnellut alitajuisten mekanismien tuotoksia.
  3. Ei. Tästä olen kirjoittanutkin. On hirvittävän tärkeää, että oppii suojelemaan omia rajojaan.
  4. Älä ota ilkeytenä sellaista joka on selitettävissä typeryydellä. No, tämä on itselleni vain hyvä muistutus. Suurin osa tilanteista joissa olisi voinut loukkaantua, johtuu vain siitä että toinen osapuoli on puupää — siitä ei kannata ottaa kierroksia tarpeettomasti.
  5. Päästä irti vihasta. Jep. Janne-setä voi olla hyvin, hyvin vihainen.
  6. Rakasta itseäsi. Imelää, mutta hyvä muistuttaa itseään siitä että kaikessa ei ole ihan läpipaska.
  7. Etsi aina kauneutta. Tämä on enemmänkin muistutus siitä, mitä vaihtoehtoja valita jos vaihtoehtoja on tarjolla. Pätee työkaluihin, ohjelmiin ja myös persooniin.

Tämän listan kanssa olen nyt elänyt jo monta vuotta. Se tuntuu edelleen oikealta. Useassakin kohtaa on usko loppunut, mutta aina kun törmää henkiseen seinään tai huomaa että ei ole varma mitä pitäisi tehdä, listasta on ollut apua.

Millainen olisi sinun listasi?