Arvovirtakaaviolla puolitat toimitusaikasi, putsaat prosessisi ja pelastat mielenterveytesi

Arvovirtakaavio (eli value stream map, VSM) on eräs tärkeimmistä leanin prosessityökaluista. Se auttaa visualisoimaan prosessin tilaa, pullonkauloja ja antaa selkeän mitattavan parannuskohteen. Erityisesti VSM helpottaa prosessin parantamista, kun kaikki prosessiin liittyvät työ- ja tietovirrat tulevat kuvatuksi ja mitattavaksi.

Tyypillisesti arvovirtoja kuvataan valmistavassa teollisuudessa, mutta erityisen tärkeitä ne ovat asiantuntijatyössä, jossa tehtävä työ ei ole helposti näkyvää. Sen lisäksi kärsimme Suomessa siitä, että asiantuntijatyön ajatellaan olevan pelkästään uniikkia puurtamista, jota ei voi kuvata prosessina – saatikka sitten kehittää jotenkin hallitusti. Arvovirtakaavio paljastaa kuitenkin raadollisesti sen, miten yksinkertainenkin asiakastyö saattaa palloilla työntekoputkessa viikkotolkulla ilman mitään järkevää syytä. Tällaisen tehottomuuden löytäminen ja poistaminen auttaa koko yritystä hyvin nopeasti.

Miten VSM sitten tehdään?

Ensin tietenkin täytyy valita arvovirta joka kuvataan. Arvovirta on se prosessi, jonka seurauksena asiakas saa tilaamansa tuotteen tai palvelun (tuotteen tilaus tai inbound-yhteydenotto myyntiin), mutta se voi olla myös muutakin (esimerkiksi reklamaatio, palvelun ylläpidon irtisanominen, potentiaalisen työntekijän työhakemus ja niin edelleen). Suosittelen valitsemaan yhden selkeän arvovirran mihin ei tarvitse sotkea koko organisaatiota heti mukaan. Tällainen arvovirta voi olla vaikka kuunvaihteen tositteiden toimitus kirjanpitoon. Kokemuksesta voin sanoa, että tämän(kin) arvovirran selkeyttäminen ja parantaminen vapauttaa käsittämättömästi aikaa ja energiaa operatiiviselle johdolle keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Aihetta sivuavassa kirjallisuudessa suositellaan yleensä arvovirtakuvauksen tekemiseen ammattilaisen apua, mutta aika harvalla pienyrityksellä on varaa pistää kymppitonneja kaavion piirtelyyn ja workshoppailuun lean-sensein kanssa. Siksi suosittelenkin vahvasti, että aloitat prosessin organisaatiossasi ensin yksin – tietenkin sitten kun olet lukenut pari asiaan liittyvää ohjetta ja opusta. Paras tapa oppia on hetki hakata itse päätä seinään, niin tietää mikä on homman juju. Sitten kun tiedät miten arvovirtakaavion toteutus kannattaa tehdä, voit siirtyä fasilitoimaan muiden tekemiä arvovirtoja.

Mitä nopeammin pääset arvovirtoja tekemään tiimiläisten kanssa, sitä parempi. Heillä on kuitenkin yhdistettynä paras näkemys siitä mitä työ pitää sisällään ja millaisia vaiheita työhön liittyy. Arvovirtojen kuvaamiseen osallistuvan tiimin ei kannata olla mielestäni kauhean suuri, maksimissaan viisi ihmistä on yleensä hyvä määrä saada luontevaa keskustelua aikaiseksi. Mitä isompi joukko, sitä herkemmin mopo lähtee käsistä.

Kun arvovirta alkaa hahmottua, tiimille tulee yleensä sellainen wtf-moment, jonka seurauksena tiimi haluaisi heti hypätä parantamaan nykytilannetta. Sen aika ei kuitenkaan ole vielä (FSM eli Future State Map on prosessin parantamisen seuraava vaihe), vaan katse on keskityttävä palloon tässä hetkessä. Ota arvovirtakuvauksen aikana esille tulevat kehitysehdotukset ylös ja lupaa palata niihin seuraavassa vaiheessa. On hirvittävän tärkeää, että ihmiset keskittyvät prosessien kuvauksessa nykytilaan, ei siihen miten asioiden pitäisi olla. Tässä sinulla on johtajana iso rooli: et voi ottaa kantaa siihen, onko asiat tehty ”oikein” vai ei, vaan sinun täytyy saada tiimi kertomaan ilman pelkoa kaikki likaisetkin yksityiskohdat. Muuten prosessi ei voi parantua.

Tyypillinen sudenkuoppa arvovirtakaavioita hinkkaavalle on keskittyä liiaksi siihen miltä asiat näyttävät. Laatikoiden ei tarvitse olla juuri oikeanlaisia, eikä nuolien tarvitse olla juuri oikean paksuisisa. Ensimmäisellä kerralla on ehdottomasti tärkeintä keskittyä siihen, että arvovirtakaaviota tuijottavalle käy selkeästi ilmi kokonaisprosessin kulku. Miten työ virtaa, mistä se alkaa ja milloin asiakas saa sen käsiinsä? Mittaamisessa ei kannata olla liian niuho, koska on parempi että mittausaika on oikein päivän tarkkuudella kuin väärin minuutin tarkkuudella. Tärkeintä on kokonaiskuva.

Millainen siitä  sitten tulee?

Alla on esimerkkinä yksi Aucorin yhdestä arvovirtakaavioista. Työ alkaa asiakkaan yhteydenotosta ja etenee oikealta vasemmalle nuolen suuntaan, kunnes viimein lopulta päätyy takaisin asiakkaalle. Masentavin havainto tässä harjoituksessa oli, miten paljon turhaa pallottelua itse tarjouspyynnön kanssa loppujen lopuksi oli, vaikka asiat etenivätkin jouhevasti.

Aucor Value Stream Map - Tarjouspyynnön käsittely

Itsestäni tuntuu, että leaniin siirtyessä oli kuin olisi avannut jonkun ison matopurkin. Pelkästään arvovirtakaavioiden tekemisen myötä tajusi, miten paljon hukattua potentiaalia yrityksessä on. Parannettavaa on paljon, ja jokainen parannuskohteen arviointi paljastaa lisää koskemattomia alueita. Parantamisehdotuksistakaan ei ole mitään hyötyä, jos ei pysty mittaamaan työn virtausnopeutta. Ja sitten kun saa edes karkeasti sen mitattua, mitenkäs virheiden mittaaminen? Ja kun virheiden mittaaminen onnistuu, miten voi varmistaa, että asiantuntijat oikeasti kirjaavat virheet, tai miten ne saadaan kirjattua automaattisesti, ilman että kenenkään tarvitsee käyttää siihen aikaa?

Suo tuntuu loputtomalta, mutta koko sen ajan kun leania on firmaan ajanut sisään, tuloksellisuus on parantunut ja työ on selkeästi virrannut paremmin. Isoin muutos on kuitenkin tapahtunut mielestäni siinä, että ihmiset ottavat virhetilanteita helpommin esille. Ja tämä on ehdoton perusedellytys sille, että työkulttuuri voi muuttua. Kun virheet eivät ole enää yhden ihmisen vika, voi tiimi ja prosessit kehittyä.

Jos arvovirtojen kuvaaminen kiinnostaa enemmän, suosittelen tutustumaan aiheeseen tarkemmin näiden teosten kautta:

Arvovirtakaavio sopii kaikille, joilla on halua (ja kipukynnystä) etsiä yrityksensä turhat hidasteet ja parantaa virtausta. Älä missään nimessä käytä tätä, jos olet heikkohermoinen tai haluat mieluummin pitää pinkit lasit silmilläsi.

Työntekijä, tällä kysymyksellä erotut yhteisössäsi kuin yksisarvinen

YksisarvinenJohtamisesta ja sen laadusta on jatkuvasti puhetta. Yleensä aiheestakin, sillä hyvää johtamista ei ole koskaan riittävästi. Vaikka pomo onkin kriittisessä roolissa oman urasi etenemisen kannalta, itse voit tehdä asian eteen todella paljon, ja vielä aika pienillä muutoksilla. Moni lähtee yleensä kehittämään uraansa itseopiskelulla, hankkimalla lisävastuuta ja tekemällä työnsä mahdollisimman hyvin. On kuitenkin yksi salaisuus, joka auttaa sinua etenemään urallasi paljon muita keinoja nopeammin. Tai oikeastaan, se on vain yksi hyvin lyhyt kysymys, jonka voit kysyä pomoltasi:

Toivotko, että tekisin jotain toisin?

Takaan, että pomosi ei ole kuullut tätä kysymystä moneen vuoteen – tai ikinä. Mutta miksi tuo kysymys on niin tehokas ja hyödyllinen?

  • Se helpottaa uusien asioiden omaksumista. Työtehtävät muuttuvat. Harva yritys on strategialtaan tai liiketoiminnan tarpeiltaan samanlainen kuin sinä päivänä, kun aloitit itse siellä. Lisäksi muutosviestintä menee aina enemmän tai vähemmän massaviestintänä, joten kovin monessa organisaatiossa ei ole mahdollista räätälöidä viestintää jokaisen yksilön henkilökohtaisiin tarpeisiin. Toisin sanoen, kaikki tietävät periaatteessa mihin suuntaan pitäisi olla menossa, mutta aika harva tietää oikeasti mitä muutoksia se vaatisi omassa toiminnassa. Pomolle tai kollegalle nuo kehityskohdat ovat usein pistävän selkeitä, vaikka itse niille olisikin sokea.
  • Se siirtää aloitteen sinulle. Jos on käynyt niin ikävästi, että sinulle on päässyt kehittymään organisaation kannalta ei-toivottuja tapoja tai asenteita, saat tilaisuuden puuttua niihin ajoissa. On parempi että pääsee itse keskustelemaan asioista, ennen kuin siirryt pomon mielessä ”joku juttu nyt ei vaan toimi” -laatikosta ”hoidettavat ongelmat” -laatikkoon.
  • Se ei pakota osoittamaan tai kantamaan syyllisyyttä mahdollisista virheistä, vaan ohjaa keskittymään tulevaisuuteen ja konkreettisiin toimenpiteisiin. Kysymys avaa tilan rakentavalle keskustelulle, ja on suorastaan ihme jos et samassa yhteydessä pääse keskustelemaan myös organisaation nykytilasta, tulevaisuudesta ja tarpeista. Kaikki ne ovat kullanarvoisia asioita urakehityksesi kannalta.
  • Se antaa signaalin, että haluat kehittyä aktiivisesti ja kykenet vastaanottamaan palautetta. Mikään ei ota johtajana niin paljon päähän kuin alainen tai kollega, joka ottaa työhön liittyvän palautteen henkilökohtaisesti. Sen sijaan, että voisi helposti vain keskittyä itse aiheeseen, tilanteista tulee liian helposti ruttaantuneiden höyhenten oikomista. 

Tietenkin vastuu työn kehittämisestä on viime kädessä pomollasi. Modernissa työelämässä on kuitenkin pakko ottaa vastuuta myös oman työnsä kehittämisestä, jos mielii edetä urallaan. Kun otat vastuun omasta toiminnastasi, saat myös kohtuutonta etumatkaa verrattuna niihin, jotka eivät halua kehittää omaa toimintaansa edes yleisindeksin vertaa.

Milloin viimeksi olet kysynyt pomoltasi, mitä hän toivoisi sinun tekevän toisin?

Lean luettavaa

 

 

Tämä kirjoitus on julkaistu kategoriassa Lean

Nörtti-isän kasvatusratkaisu pleikkaripärinään

Joskus on erityisen kiva nukkua. Erityisesti aamulla. Ja erityisesti vielä silloin, kun on lomalla. Nukkumisesta ei välttämättä tule mitään, jos jälkikasvu päättää vetää innostuneen kimakan riehumisrallin Minecraft-alttarin edessä aamuisin. Sen sijaan että kiukkuinen isikarhu mönkisi murisemaan jälkikasvua hiljaiseksi, ajattelin automatisoida prosessin. Oma osaaminen ei ihan riittänyt, joten kyselin twitteristä näkemyksiä. Juho Lehtisen ajatus tuntuikin heti toteuttamiskelpoiselta:

Sitten vain googlettelemaan ja päätä raapimaan. Tavoitteena on tehdä kokonaisuus, joka varoittaa visuaalisesti jos melutaso nousee liian korkealle ja tarvittaessa katkaisee virran etäpistorasiasta jos melutaso ei palaudu järkevälle tasolle. Järjestelmän pitää myös saada laitettua päälle/pois kännykästä. Ja olisi hyvä, jos ei joudu kolvailemaan, koska olen todella hyvä johtamaan sähköä.

Yhden illan suunnittelun jälkeen päädyin seuraavanlaiseen kokonaisuuteen:

Netatmo on noista kallein yksittäinen elementti, ja Fibaron älypistorasian hintakin oli kohtuu suolainen. Budjettitietoinen kolvailija saattaa saada rakennettua vastaavanlaisen kokonaisuuden varmasti halvemmalla, jos keskittyy edukkaampiin komponentteihin.

Ohessa ohje kokonaisuuden rakentamiseksi.

1. Perusjutut

Raspberryn asentaminen ja konffaus vei määrällisesti eniten aikaa, mutta oli myöskin hyvin tyydyttävää. En halunnut asentaa raspiin (kyllä, se on Raspberry Pi:n lempinimi) erillistä näyttöä ja näppistä, vaan halusin hallinnoida sitä pelkän komentorivin kautta. 3B+ sisältää valmiin wifi-piirin, joten erillistä wifi-donglea ei tarvita. Tarvitset raspin lisäksi koneen jossa voit myös kirjoittaa muistikortille (OS X:llä voit käyttää Etcheriä).

Hae uusin Raspbian käyttöjärjestelmä. Minulla oli kortille esiasennettuna NOOBS, mikä oli virhe. Tuhlasin kuitenkin turhan paljon aikaa sähläämiseen, kun yritin päästä raspiin sisälle SSH:lla ja ei vaan ottanut onnistuakseen. Mieluummin asentaa oikean käyttiksen niin pääsee saman tien sukeltamaan linux-maailman syvään päätyyn. Raspberryn sivuilla on selkeät ohjeet asennukseen (ja tässä hyvä ohje ns. headless-moodissa asentamiseen).

Asentaessa on hyvä muistaa laittaa ssh päälle (ohje, kohta 3) ja asettaa wifi-tunnukset kuntoon. Näin asennuksen jälkeen raspi menee suoraan wifi-verkkoon ja pääset ssh:lla sisään:

$ ssh pi@raspberrypi.local

Sitten pääsee konfiguroimaan raspia komennolla:

$ sudo raspi-config

Vaihda ensimmäiseksi salasanasi. Säädä kuntoon myös aikavyöhyke ja kieliasetukset (mahdolliset lokalisaatioon liittyvät virheilmoitukset pystyy fiksaamaan helposti googlettamalla).

2. Äänitason mittaus

Nyt kun raspi osaa mennä verkkoon, asennetaan Netatmo. Minulla oli nurkissa ajelehtimassa Netatmon vanha sääasema, jossa on erillinen sisä- ja ulkoasema. Onneksi sisäasema tallentaa äänitasotietoa, sillä pikaisesti googlettamalla äänen voimakkuuden monitorointi ei olisi ollut ihan yksinkertaista. Netatmosta pystyy hakemaan dataa rajapinnan kautta, mutta se vaatii rekisteröimisen Netatmon sivuilla (ilmaista). Asenna sitten Netatmon wrapperi Pythonille:

$ pip install lnetatmo

Db-taso saadaan nyt haettua Netatmon rajapinnasta pythonilla:

Netatmon rajapinta ei valitettavasti anna reaaliaikaista dataa, vaan tieto tulee 5 minuutin intervalleilla. Tähän käyttötarkoitukseen se on ihan riittävä, mutta reaaliaikaisempien sovellusten kanssa Netatmo ei ole oikea valinta.

3. Etäpistorasian hallinta

Juho Lehtisen suosituksesta ostin Fibaron etähallittavan pistorasian. Pistorasia käyttää Z-wave -teknologiaa. Pistorasian lisäksi tarvitaan Z-wave -hubi, jonka olisi voinut hankkia erillisenä USB-donglenakin. Päädyin kuitenkin laajentamaan raspia ostamalla siihen z-wave -hallinnointipiirin. Se mahtui kivuttomasti läpinäkyvään koteloon.

Itse pistorasian ja z-wave -piirin asennus sujuivat ongelmitta. Enemmän päänvaivaa tuotti z-wave ohjelmiston ja serverin asentaminen raspille. Ohjelmiston asennus onnistui ohjeiden mukaan ja sitten piti vähän fiksata (ohje). Tämän jälkeen Z-wave Smart Home hubi löytyy selaimella raspin osoitteesta, portista 8083. Kirjaudu sisään ja liitä Fibaron etäpistorasia hubiin.

Z-wave Smart Home rajapinnan dokumentaatio oli vähän raskasta kahlattavaa. Loppujen lopuksi ainoa tapa selvittää millä pistorasian saa päälle/pois oli kurkkia millaisia komentoja Z-Wave Smart Home hallintapaneeli javascriptillä hubille lähettää (Chrome developer tools auki ja kliksuttelemaan nappeja expert -moodissa). Kun autentikaation ja komentourlin sai kaivettua, pistorasian laittaminen päälle/pois oli melko yksinkertaista:

4. Rasperry Pi:n valjastaminen mölyvahdiksi

Alkuperäinen ajatukseni oli, että pleikkarin virta katkeaisi varoittamatta, mutta tarkemmin ajatellen siitä olisi saattanut saada luisen nyrkin aamuherätykseksi naamatauluun. Niinpä täytyi viritellä jonkinlainen varoitusmekanismi. Vaihtoehtoina olisi ollut etsiä joku ulkoinen ledisysteemi ja liittää se raspiin. Sen sijaan olin laiska ja otin raspin omat ledit hyötykäyttöön (raspissa on punainen ja vihreä ledi). Molempia voi hallinnoida suoraan komentoriviltä:

En kuitenkaan halunnut, että järjestelmä on koko ajan aktiivinen. Silloin kun MINÄ pelaan niin volyymia pitää tietenkin olla riittävästi. 😉 Sitä varten tein erikseen mekanismin, jolla järjestelmän voi ”virittää”:

Kun järjestelmä on viritetty, vihreä ledi syttyy palamaan. Kun viritys on poistettu, molemmat ledit ovat pimeinä ja pistorasiasta tulee virtaa normaalisti. Virittäminen onnistuu toki SSH:n ylikin, mutta tulevaisuudessa tähän olisi varmaan kiva hankkia joku fyysinen kytkin. Sitä odotellessa, asensin puhelimeen applikaation, jolla voi ajaa helposti SSH-makroja raspille. Virittäminen onnistuu siis puhelimella suhteellisen vaivattomasti.

Lopusi loin monitorointiskriptin, joka tarkistaa onko järjestelmä viritetty, ja jos on, tarkistaa melutason. Jos melutaso on hyväksyttävällä tasolla, ei tapahdu mitään. Jos melutaso on liian korkea, ensin vilkutetaan punaisia ledejä viisi minuuttia. Jos tänä aikana melutaso nousee vielä yli sallitun rajan, ledi menee punaiseksi ja pistorasialle lähtee sulkemiskomento.

Monitorointiskripti ajetaan minuutin välein cronilla:

$ */1 * * * * sudo python /home/pi/Documents/skriptit/monitor.py

Sitten vaan virta irti, raspi paikoilleen ja laitteet seinään. Kokonaisuus toimii hämmentävän hyvin ainakin arkitestailussa. Seuraavaksi täytyy etsiä hyväksyttävät melutasot ja hankkia raspiin mekaaninen kytkin.

Saas tosin nähdä kauanko pikkumiehiltä kestää tajuta, että koko homman voi kiertää laittamalla pleikkarin johdon vapaaseen pistorasiaan…