5S Selkeyttäminen: teippiä ja tietovirtojen tuunailua

Tämä kirjoitus on toinen osa viiden kirjoituksen sarjasta, jossa käsittelen lean 5S -metodin soveltamista asiantuntijayrityksen arkeen. Edellisessä osassa käsiteltiin sortteerausta.

Selkeyttäminen on mahdollista sitten, kun enimmät roinat on siivoiltu nurkista. Selkeyttämisen pointtina on asetella työkalut, työpisteet, ohjelmat ja tiedostot siten, että olennaiset työkalut löytyvät helposti ja nopeasti.

Tavaroiden selkeyttäminen

Fyysisten tilojen ja tavaroiden suhteen selkeytys on aika suoraviivaista. Työkalujen tulisi olla aina samoilla paikoilla, ja niiden tulisi olla aseteltuina siten, että työkaluja ei tarvitse alkaa etsiskelemään toiselta puolelta toimistoa tai työpajaa.

Toimisto(t): toimistojen pohjaratkaisut, pöytien asettelu ja työpisteiden paikat kannattaa yleensä järjestellä niin, että turhaa liikkumista ei tarvita. Tyypillisesti toimistoissa samaa työtä tekevät istuvat keskenään, mutta yleensä parhaimpiin tuloksiin päästään, kun istumapaikat noudattavat työnkulkua. Esimerkiksi jos yhtä projektia tekee vaikka neljä tyyppiä, voi olla helpointa, että kaikki istuvat samassa neliapilassa tai muussa asetelmassa, joka helpottaa työn ja tiedon kulkua projektissa. Pääsääntöisesti antaisin ihmisten itse valita istumapaikkansa aika vapaasti, mutta jos istumapaikat järjestyvät enemmänkin kuppikuntien kuin tehokkaan työn perusteella, on syytä puuttua asiaan.

Työkalut: moni varmaan muistaa, miten koulussa teknisen työn luokassa jokaisella työkalulla oli reikäkaapissa tussilla merkattu oma paikkansa? Se on todella kätevä tapa pitää työkalut oikeilla paikoillaan. Yhdellä vilkaisulla näkee, jos joku työkalu puuttuu tai jos joku työkalu on poikkeavan näköinen (eli luultavasti rikki). Tällöin on helppo etsiä puuttuva työkalu tai korjata poikkeava kapistus, ennen kuin sattuu vahinkoja. Tässä kohtaa on myös hyvä muistaa, että jos jokainen työntekijä tarvitsee samaa kapistusta kymmeniä kertoja päivässä, osta mieluummin jokaiselle oma työkalu: turha työkalujen etsiminen on helposti kalliimpaa kuin yksittäisen työkalun hankintahinta.

Säilytys: oli kyseessä sitten varasto, työhuone, keittiö tai mikä hyvänsä tila, jossa täytyy säilyttää erilaisia raaka-aineita, purkin tai säiliön kyljessä olisi hyvä lukea, mitä se sisältää. Läpikuultavat muovilaatikot ovat osoittautuneet oikein mainioiksi valinnoiksi, koska niistä näkee suoraan, mitä kaikkea rojua laatikossa suunnilleen on. Ja jos ei halua investoida rahaa xxx koneeseen lappujen printtailua varten, maalarinteippi ja tussi riittävät varsin mainiosti laatikoiden ja purnukoiden merkitsemiseen.

Tietojen selkeyttäminen

Tietojen selkeyttämisen suhteen joudut käyttämään vähän mielikuvitustasi. Monikaan ei ajattele, että tarpeeton ohjelmien välillä hyppiminen veisi liikaa aikaa, mutta käytännössä iso osa tietotyötä tekevien ihmisten ajasta palaa ohjelmien välillä hyppelyyn, tietojen kopiointiin, sisäänkirjautumisiin ja odottelemiseen. Siksi ohjelmien ja tiedostojen fiksulla selkeyttämisellä säästää helposti aikaa ja vähentää tarpeetonta kitkaa.

Ohjelmat: ohjelmien tulisi aina olla siinä järjestyksessä, että eniten käytetyt löytyvät laitteelta nopeimmin. Se ei tarkoita kuitenkaan sitä, että esimerkiksi sosiaalisen median työkalut olisivat tärkeimmällä paikalla puhelimessasi: ne kannattaa mieluummin hukuttaa syvimpään suohautaan, kaataa pikeä päälle ja pistää tulitikkua perään. Kaikki muut oikeasti tarpeelliset ohjelmat kannattaa asetella helposti käytettävään järjestykseen.

Tiedostot: tämä riippuu ihan työstä ja omista preferensseistäsi. Jos yrityksessäsi on useampi ihminen, et voi itseksesi yleensä päättää, minne mitkäkin tiedot tallennetaan. Jos olet päättävässä asemassa, kysy aina niiltä, jotka työtä tekevät, mikä on paras järjestys. Jos tämä ei ole kenellekään selvää, arvovirtakaavio auttaa selkeyttämään sitä, miten tieto yleensä kulkee ja missä tietoja säilötään. Itse esimerkiksi pidän kaikki säilytettävät tiedot joko Dropboxissa (kuvat, erilaiset työtiedostot ja ohjelmointihommat), Evernotessa (kuitit, lehtileikkeet ja skannaukset) tai Google Drivessa (yritysasiat sekä kirjoitusprojektit). Jokaisessa palvelussa tiedostot on järjestelty loogisiin kokonaisuuksiin, joten tiedän heti, mistä mitäkin tietoa etsiä. Sen lisäksi kyseiset palvelut ovat alustariippumattomia ja varmuuskopiointi hoituu itsestään. Jos talo palaa, laitteet varastetaan tai päätän vaihtaa vaikka ekosysteemiä, en menetä mitään kriittistä.

Lisähuomio vielä tiedostojen nimeämisestä. Ikinä ei kannata luottaa siihen, että tiedoston luomis- tai muokkauspäivät säilyisivät maailmanloppuun saakka metatiedoissa oikein. Siksi tiedostot kannattaa nimetä aina fiksusti kirjoitushetkellä. Yksi järkevä tapa nimetä tiedostoja on esimerkiksi ”Ryhmä-X-salainen-kokoontuminen-4-huhtikuuta-2020-Paimion-ABC.pdf” kuin ”muistiinpano1.pdf”. Miten sitten tiedostosi nimeätkään, noudata aina samaa logiikkaa.

Tietojärjestelmät: jos työntekijät joutuvat jahtaamaan asiakastietoja useasta eri järjestelmästä, aikaa palaa hukkaan ihan holtittomasti. Ei ole ollenkaan harvinaista, että asiakastiedot on ripoteltu useampaan eri paikkaan: myyntikontaktointi löytyy CRM:stä, asiakasyhteydenotot ovat yhteissähköpostilaatikoissa tai tikettijärjestelmissä, sopimukset ovat tallennettuna useampaan eri paikkaan ja niin edelleen. Pelkästään erilaisten ohjelmien välillä hyppimistä nopeuttava SSO (Single Sign On) auttaa vähentämään tarpeetonta kitkaa. Mahdollisuuksien mukaan olisi hyvä, jos tarpeettomia järjestelmiä myös poistettaisiin käytöstä aika ajoin. Uusia järjestelmiä tulee helposti otettua käyttöön, mutta niistä on hankala päästää irti.

Selkeyttäminen on jatkuva prosessi. On ihan normaalia, että tavarat ja ohjelmat hakevat paikkaansa vielä pitkäänkin, ennen kuin optimaalinen toimintamalli löytyy. Selkeyttämisen jälkeen työnteko alkaa tuntua kuin huomaamatta kitkattomalta ja… no, selkeämmältä! Seuraavana vuorossa on siivoaminen.