Arvovirtakaaviolla puolitat toimitusaikasi ja pelastat mielenterveytesi

Arvovirtakaavio (eli value stream map, VSM) on eräs tärkeimmistä leanin prosessityökaluista. Se auttaa visualisoimaan prosessin tilaa, pullonkauloja ja antaa selkeän mitattavan parannuskohteen. Erityisesti VSM helpottaa prosessin parantamista, kun kaikki prosessiin liittyvät työ- ja tietovirrat tulevat kuvatuksi ja mitattavaksi.

Tyypillisesti arvovirtoja kuvataan valmistavassa teollisuudessa, mutta erityisen tärkeitä ne ovat asiantuntijatyössä, jossa tehtävä työ ei ole helposti näkyvää. Sen lisäksi kärsimme Suomessa siitä, että asiantuntijatyön ajatellaan olevan pelkästään uniikkia puurtamista, jota ei voi kuvata prosessina – saatikka sitten kehittää jotenkin hallitusti. Arvovirtakaavio paljastaa kuitenkin raadollisesti sen, miten yksinkertainenkin asiakastyö saattaa palloilla työntekoputkessa viikkotolkulla ilman mitään järkevää syytä. Tällaisen tehottomuuden löytäminen ja poistaminen auttaa koko yritystä hyvin nopeasti.

Miten VSM sitten tehdään?

Ensin tietenkin täytyy valita arvovirta joka kuvataan. Arvovirta on se prosessi, jonka seurauksena asiakas saa tilaamansa tuotteen tai palvelun (tuotteen tilaus tai inbound-yhteydenotto myyntiin), mutta se voi olla myös muutakin (esimerkiksi reklamaatio, palvelun ylläpidon irtisanominen, potentiaalisen työntekijän työhakemus ja niin edelleen). Suosittelen valitsemaan yhden selkeän arvovirran mihin ei tarvitse sotkea koko organisaatiota heti mukaan. Tällainen arvovirta voi olla vaikka kuunvaihteen tositteiden toimitus kirjanpitoon. Kokemuksesta voin sanoa, että tämän(kin) arvovirran selkeyttäminen ja parantaminen vapauttaa käsittämättömästi aikaa ja energiaa operatiiviselle johdolle keskittyä tärkeämpiin asioihin.