5S Seuraa: miten varmistaa pysyvä muutos?

Tämä kirjoitus on viimeinen osa viiden kirjoituksen sarjasta, jossa käsittelen lean 5S -metodin soveltamista asiantuntijayrityksen arkeen.

Tämä vaihe on varmasti kaikkein hankalin: seuranta (Shitsuke/Sustain) tarkoittaa sitä, että olemassa olevat hyvät tavat saataisiin pysymään ja 5S-käytännöt tarttuisivat pysyväksi osaksi arkea. 5S:stä ei ole paljoa iloa, jos se jää kertasuoritteeksi. Onhan se tietty ihan kiva, että työpöytä tai toimisto tuli kerran siivottua, mutta ei se auta pitkässä juoksussa.

Mutta miten sitten saa 5S-käytännöt takertumaan kuin staattisesti varautuneen muovinpalan sormenpäähän? Alla joitain tapoja juurruttaa 5S organisaatioon (ja miksei kotiinkin):

• Näytä esimerkkiä. Mikään ei toimi niin tehokkaasti kuin esimerkin näyttäminen. Vastaavasti, mikään ei tee muutosta niin tyhjäksi kuin näyttämällä omalla esimerkillä, että muutos ei koske itseä. On ihan turha ajaa esimerkiksi organisaatioon 5S:ää, jos toimarin tai esimiesten pöydät ovat kuin tunkioita.
• Ota 5S osaksi kulttuuria. Palkitse onnistumisista, toista positiivisia onnistumistarinoita ja nosta esille pieniä voittoja. Tämä toimii kotona lasten kanssakin. Siivouspäivän koittaessa on aina hyvä muistuttaa, että ”eikös ole mukavampi ja nopeampi siivota, kun on vähemmän tavaroita tiellä”?
• Voimauta ihmiset. Tämän pitäisi olla itsestäänselvää, mutta sanotaan se nyt varmuuden vuoksi. Eli hyväksy muutokset ja anna päätösvaltaa tiimeille. Motivoituneet ihmiset parantavat työpaikan tehoja, kaikkien viihtyvyyttä ja kulttuuria. Omaan työtilaan vaikuttaminen antaa ihmisille itsenäisyyttä ja päätösvaltaa, mikä parantaa työssäviihtymistä.
• Vastuuta itsesi. Jos ja kun annat muille luvan kyseenalaistaa tehtäviä asioita, annat samalla muillekin luvan puuttua toimimattomiin käytäntöihin.

Pelkkä työpaikan kulttuurin vaaliminen ei tietenkään riitä. Asioista täytyy myös oikeasti huolehtia, ja se ei onnistu muuten kuin katsomalla asioiden perään. Se tarkoittaa, että kalenteriin on hyvä merkata säännöllisin väliajoin muistutus tarkistaa, ovatko asiat oikeasti edenneet. On ihan ok laittaa kalenteriin merkintä ”tarkista työpisteet” – kunhan se on vähän lähempänä kuin puolen vuoden päässä.

Esimerkki jälleen elävästä elämästä. Opetin lapsia ties kuinka monetta kertaa sulkemaan vessan oven perässään. Sitten kun aikaa oli kulunut joitain viikkoja ja ITSE unohdin oven, sain välitöntä palautetta kuusivuotiaan närkästyneellä äänellä. Muistin oven vastaisuudessa.