5S Sortteeraus: roinat roskiin ja paperit biteiksi
Tämä kirjoitus on ensimmäinen osa viiden kirjoituksen sarjasta, jossa käsittelen lean 5S -metodin soveltamista asiantuntijayrityksen arkeen.
Sortteerauksen tavoitteena on erottaa tärkeät ja tarpeelliset esineet ja asiat tarpeettomista. Tarpeelliset laitetaan oikeille paikoilleen ja tarpeettomista hankkiudutaan eroon. Sortteerauksen jälkeen työtila on romuton ja selkeä, mikä taas parantaa tilankäyttöä ja helpottaa työkalujen ja asioiden etsimistä.
Tavaran sortteeraus
Fyysisten tavaroiden suhteen sortteeraus on helppoa: 1) Jos se ei toimi, se on rojua. 2) Jos se toimii, mutta sille ei ole käyttöä, se on tarpeetonta. Kummassakaan tapauksessa tavaran säilytyspaikka ei ole omalla toimistolla tilaa viemässä. Romut kannattaa kiikuttaa kierrätykseen ja tarpeettomat kamat laittaa myyntiin, tai antaa vaikka hyväntekeväisyyteen.
Huonekalut: jokaisessa firmassa on varastossa tuoleja ja pöytiä, joita kukaan ei halua käyttää. Mitä hittoa niillä oikein tekee? Odotatko, että jostain syystä pahin vihamiehesi tulisi päiväkahville? Silloin olisi tietty kätsyä istuttaa pahis sille kiikkerimmälle toimistotuolille, jonka selkänoja ei lukitu kunnolla ja pyörät kitisevät kuorman alla. Ellei tämä ole tarkoituksena, järjestä jakkarat jätelavalle.
Vanhat tietokoneet, kovalevyt ja muu elektroniikka: jos laitteilla ei ole enää käyttöä, myy käyttökelpoiset laitteet jollekin aloittelevalle startupille edulliseen hintaan tai lahjoita ne. Jos elektroniikka on käyttökelvotonta, oikea loppusijoituspaikka on elektroniikkajäte. Kovalevyt ja muistit kannattaa tyhjentää ja viimeistellä homma joko naulapyssyllä tai porakoneella. Jos et halua purkaa stressiä porakoneterapialla, voit tietenkin maksaa laitteiden asianmukaisesta tuhoamisesta vaikka Seiffille.
Ja tarvitseeko mun erikseen vielä sanoa niistä ikiaikaisista Nokian laturijohdoista, joita saatat ”vielä joskus” tarvita? Jep. Tiedät, mitä tehdä.
Kirjanpito: enää ei ole mitään syytä säilyttää tositteita paperisina. Suurin osa kuiteista tulee tavalla tai toisella sähköisenä, ja loput voi (ja kannattaa) skannata. Siinä vaiheessa, kun firman vuosittainen tositemäärä alkaa lähentyä kymmeniä tuhansia, sähköinen taloushallinto alkaa tuntua jo aika kivalta jutulta. Nykyisen kirjanpitolainsäädännön mukaan edes tasekirjan ei tarvitse enää olla paperisena, joten sitäkään ei tarvitse erikseen säilyttää. Juttele asiasta tosin ensin tilitoimistosi kanssa, ettet vahingossa laita silppuriin sellaisia dokumentteja, joita ei ole vielä sähköisissä järjestelmissä.
Kaikki paperidokumentit: on todella vähän sellaisia dokumentteja, jotka täytyy säilyttää paperisina. Jos kyse ei ole elämästä tai kuolemasta, skannaa dokumentti pilvipalveluun ja tunge dokkarit tietoturvajätteeseen. Voit huoletta säilyttää sähköisessä muodossa niin sopimukset kuin hallituksen pöytäkirjatkin. (Katso lisävinkit hallituksen perustamisesta). Huolehdi kuitenkin skannattujen tiedostojen järkevästä nimeämisestä, varmuuskopioinnista, käyttöoikeuksista ja tietoturvasta.
Tiedon sortteeraus
Tietojärjestelmien ja datan sortteeraus on vähän erilaista, vaikka periaatteet ovat samat. Tarpeeton data joutaa silppuriin, ja jäljelle jäävän tiedon tulisi olla hyvässä järjestyksessä ja relevanttia liiketoiminnan kannalta.
Ohjelmat: siivoa kännykästäsi ja koneeltasi ohjelmat, joita et enää käytä tai jotka eivät toimi kuten pitäisi. Aika usein yrityksessäsi on käytössä vanhoja ohjelmia, joille ei enää ole käyttöä. Ne voi huoletta heivata roskikseen. Kannattaa myös samalla päivittää ohjelmat uusimpaan versioon: päivittämättömät ohjelmat ovat tyypillisin tietoturvariski, joka on helppo fiksata.
Lisenssit: jos olet yksinyrittäjä, tämä vaihe on helpompi. Jos firmassasi on useampia työntekijöitä eikä selkeää tapaa hallita lisenssejä, joudut tekemään vähän salapoliisintyötä. Helpoiten pääset kiinni lisenssikustannuksiin seuraamalla rahaa: listaa kaikki kulut kassavirtadokumenttiin, jolloin saat paremman kuvan myös yrityksesi lisenssien tilanteesta. Yleensä tämän harjoituksen seurauksena pienestäkin yrityksestä löytyy vähintään satojen eurojen edestä maahan valuvaa massia.
Tiedostot: jokaiselle koneelle ja kännykälle kertyy ajansaatossa kahmalokaupalla turhia tiedostoja. Järjestele tiedostot loogisiin kansiorakenteisiin (esimerkiksi asiakasprojektit, myynti, markkinointi, hallinto, talous ja niin edelleen), siirrä tiedostot oikeille paikoilleen ja tuhoa tarpeettomat. Tämä koskee myös kotikonettasi. Jos kovalevytilasi tuntuu loppuvan koko ajan, syynä on yleensä vanha tauhka, eivät uudet tiedostot. Selvitä, mitkä tiedostotyypit vievät eniten tilaa, ja aloita siivous isoimmista kipupisteistä. Monella on koneellaan säilöttynä esimerkiksi valokuvia maksimikokoisina sekä jpg- että raw-muotoisena, vaikka niistä ei ole ikinä tarkoituskaan tehdä valokuvakirjoja. Tällaisissa tapauksissa voit vaikka pienentää kaikki kuvat katselukokoisiksi, ja säästää helposti terakaupalla tilaa. Esimerkiksi oma 60 0000 valokuvan kokoelmani pieneni sen verran näpsäkkään nippuun, että pystyin siirtämään kaikki Dropboxiin turvaan.
Tietojärjestelmät: selaimessa pyöriteltävät SaaS-ohjelmistot ovat mahtavia. Yleensä niiden hinnoittelu on kukkaroystävällistä ja hinta skaalautuu sujuvasti todellisten käyttäjämäärien mukaan. Vuosien kuluessa päädytään kuitenkin helposti tilanteeseen, jossa firmassa on kymmeniä erilaisia SaaS-ohjelmia, joista kaikki eivät ole välttämättä tarpeellisia. Paras tapa kartoittaa ohjelmien tarpeellisuus on arvovirtakaavio, joka paljastaa armottomasti tarpeettomat ja yskivät osat tietovirrasta.
Tässä oli vain joitain esimerkkejä sortteerauksesta, jonka avulla saat työpaikastasi tehokkaamman ja turvallisemman toimintaympäristön. Koska jokainen yritys on omanlaisensa, myös sortteerauksen kohteet vaihtelevat. Tiedät itse varmasti parhaiten, missä yrityksessäsi on eniten siivottavaa. Aloita sortteeraus sieltä jo tänään!
Vaikka ensimmäisen kierroksen sortteeraus tekeekin nopeasti selvää jälkeä sotkusta ja sähellyksestä, pelkkä kertarykäisy ei kuitenkaan riitä. Tarvitaan jatkuvaa sitoutumista 5S-käytäntöihin. Seuraavana vuorossa on selkeyttäminen.