5S Standardoi: vain yhdessä sovitut säännöt pitävät

Tämä kirjoitus on neljäs osa viiden kirjoituksen sarjasta, jossa käsittelen lean 5S -metodin soveltamista asiantuntijayrityksen arkeen.

Standardoinnin tarkoituksena on varmistaa, että 5S-kehityksen aikaisemmat hyvät tavat (sortteeraus, selkeyttäminen ja siivous) tarttuvat pysyviksi ja että ne myös säteilevät muualle organisaatioon.

Standardoinnissa on tärkeää selventää säännöt, joita noudattamalla työpaikka pysyy puhtaana, järjestyksessä ja turvallisena vastaisuudessakin. Säännöt voivat olla kirjattuja (esimerkiksi intranetissä) tai visuaalisia ohjeita. Jos työpisteessä tehdään fyysistä työtä, työkalujen säilytyspaikat on hyvä merkata tussilla tai teipillä.

Muita hyviä standardointikeinoja:

• Sovi sääntöjä, jotka auttavat pitämään järjestystä yllä. Esimerkiksi jos varastokoppi tuntuu koko ajan tursuavan ylitse, sopikaa vaikka että ”kun yksi tavara tulee, toinen lähtee”. Tämä pakottaa ainakin pysähtymään hetkeksi, kun pitää miettiä, mikä tavara lähtee kierrätykseen.
• Pakota tarvittaessa standardien pitäminen järjestelmien avulla. Esimerkiksi on fiksua, että kaikki salasanat tallennetaan vain yhteiseen salasananhallintajärjestelmään, eikä niitä kirjoitella sekalaisille muistilapuille tai omiin tekstitiedostoihinsa.
• Sopikaa, minne mikäkin dokumentti kuuluu: asiakkaan työtiedostot omaan kansioonsa, sopimukset omaan kansioonsa, laskut ja tositteet omaansa ja niin edelleen. Standardoi mahdollisimman yksiselitteisiä ja helppoja tapoja, joilla sääntöjen noudattaminen onnistuu kuin itsestään (esimerkiksi laittamalla CRM-ohjelmaan pakolliseksi tiettyjä kenttiä asiakasta luotaessa ja niin edelleen).
• Sopikaa yhteiset aikajänteet, joiden sisällä asioiden tulee tapahtua. Esimerkiksi ”työpisteet siivotaan jokaisen vuoron päätteeksi” tai vaikka ”toimisto on siivottava ennen viikonlopun viettoon lähtemistä”. Jos asioille ei dokumentoida selkeää aikajännettä, jokainen ymmärtää ne haluamallaan tavalla. Toisen heti on toisen huomenna.
• Työvaiheet täytyy tietenkin standardoida. Eräs parhaimmista keinoista tähän on SOP eli Standard Operating Procedure, johon kirjataan työvaiheeseen liittyvät asiat. Huomaathan kuitenkin, että SOPin ei ikinä tulisi olla ylhäältä alaspäin saneltu dokumentti, vaan se tulisi laatia aina yhdessä kyseistä työvaihetta tekevien ammattilaisten kanssa – työn tekijöillä on parhain käsitys siitä, miten työvaiheet menevät. SOP myös muuttuu ajan myötä sitä mukaa, kun parempia työtapoja tulee, joten SOPien tulisi olla helposti päivitettävissä.

Standardoiminen on yksi 5S:n kriittisimmistä osioista. Sen lisäksi, että standardointi auttaa työpaikan pitämisessä siistinä ja turvallisena, standardointi on myös perusedellytys jatkuvalle parantamiselle.

Esimerkki: olen pyrkinyt juomaan paljon nestettä työpäivän aikana. Mukana on milloin mehupullo, milloin kahvikuppi ja joskus taas kokonainen vichy-pullo. Ongelmana on tietenkin se, että välillä nesteistä jää ikäviä rantuja nahkaiseen kirjoituspöydän pintaan. Hankin siis itselleni mukinalusen, joka on aina oikeassa paikassa pöydällä. Kun tulen työpisteelle, lasken pullon tai kupin kerralla juuri siihen, mihin sen kuulukin mennä. Pöytä pysyy siistinä, ja muistan laittaa kupin aina fiksusti, koska lasinalunen toimii visuaalisena muistuttimena.