Heittääkö sinunkin firmasi rahaa roskiin?

Jokainen periaatteessa tietää sanonnan "Aika on rahaa", mutta käytännössä sanonnan opetus on päässyt täysin unohtumaan.

Yrityksessä ollaan yleensä tosi tarkkoja rahan suhteen, mutta aikaa kyllä törsätään täysin holtittomasti. Ei ole ollenkaan harvinaista, ettei yrityksissä osata edes seurata kuinka paljon projektiin tai työtehtävään menee oikeasti aikaa. Tällainen toimintakulttuuri tietenkin suorastaan houkuttelee sekä varastamaan työnantajan kukkarosta että tuhlaamaan myös asiakkaan aikaa tarpeettomasti. Lopputuloksena tehokkuus heikkenee ja kannattavuus kuihtuu.

Ei tästä tietenkään työntekijöitä voi syyttää, sillä yleensä syy löytyy yrityksen toimintakulttuurista. Tilanne on sillä tavalla kiero, että jos joku pöllii yrityksestä monen tonnin edestä rahaa, edessä olisi vähintään soitto poliisille tai muunlaista keppiä. Mutta jos joku hassaa firman aikaa puuhastelemalla turhanpäiväisiä silloin kun pitäisi tehdä laskutettavaa työtä, vaurio on yleensä yritykselle huomattavasti vakavampi kuin jonkun tonnin pölliminen. Silti siitä harvemmin seuraa yhtään mitään.

Aika on muutenkin yritykselle arvokasta. 

Jos yrityksen kannattavuus on heikko, yleensä kannattavuuden parantamiseen riittää jo se, että samoja vanhoja asioita tehdään vain nopeammin mutta samalla laatutasolla. Tämä on esimerkiksi yksi lean-metodologian johtoajatuksista.

Mutta miten aikaa sitten voi säästää?

Pelkästään nopeammin tekeminen kun ei tietenkään riitä. Jos tekee nopeammin mutta laatu ei säily, lopputuloksesta tulee helposti sekundaa ja asiakkaat ovat tyytymättömiä. Tämä ei tietenkään ole kestävä ratkaisu.

Onneksi asiantuntijayrityksessä riittää helppoja tehostamisen paikkoja. Tässä esimerkiksi viisi matalalla roikkuvaa hedelmää, joista voit aloittaa:

1. Ovatko kaikki palaverit todellakin tarpeellisia? Jos ovat, kiinnitä erityistä huomiota siihen, että palavereihin tullaan valmistautuneena ja että tapaamisten agenda on selkeä. Jonkun olisi myös hyvä toimia tiukkana puheenjohtajana, jotta palaverit eivät venähdä kohtuuttomasti yliajalle.
2. Voitko säästää aikaa investoimalla rahaa? Useimmiten ulkoistettu palvelu tulee yrityksellesi loppupeleissä halvemmaksi. Sen lisäksi jokaisessa yrityksessä on paljon ei-ydinliiketoimintaan liittyviä työtehtäviä, joihin ei kannata käyttää omien asiantuntijoiden (tai sinun!) kallista aikaa. Jos et jostain syystä vielä tiedä yrityksesi ajan hintaa, ulkoistuspäätösten tekeminen on tietenkin melkein mahdotonta.
3. Onko yrityksessäsi sellaisia työtehtäviä jotka voisit ulkoistaa kokonaan? Yrityksen talouden näkökulmasta on yleensä fiksumpaa, jos kustannus on kiinteän sijasta muuttuva. Tällöin kustannukset skaalautuvat kysynnän mukaan, eikä yrityksen tarvitse maksaa tarpeettomasta tyhjäkäynnistä.
4. Milloin viimeksi olet varmistanut, kauanko yksittäiseen työtehtävään menee aikaa? Usein työtehtäviä voi tehdä nopeammin ja samalla laadulla esimerkiksi työprosesseja muuttamalla tai automatisoimalla. Joskus työprosessit ovat jopa kokonaan tarpeettomia, mutta niitä tehdään vain siksi koska niin on aina ennenkin tehty.
5. Viimeinen ja tärkein vinkkini liittyy yrityksen pullonkauloihin. Onko sinulla selkeä näkymä siitä, mitkä ovat yrityksesi työprosessien pullonkaulat? Jos ei, hyvin luultavasti työt seisovat tarpeettomasti, koska pullonkaula ei vain jostain syystä vedä. Erityisesti asiantuntijayrityksissä työn visualisointi on kriittistä. Jos työ on näkymätöntä, pullonkaulojen havaitseminen on lähes mahdotonta.  Muitakin keinoja varmasti löytyy. Olennaista on suhtautua ajan hassaamiseen vähintään yhtä ynseästi kuin rahan tuhlaukseen.

Kun sinua seuraavan kerran ahdistaa yrityksesi taloudellinen tilanne, tsekkaa vaihteeksi miten yrityksessäsi tuhlataan aikaa. Sieltä löytyy yleensä rahakuluja parempia tehostamisen paikkoja.