Jokainen yritys on it-yritys

Tänä vuonna koko maailma on joutunut opettelemaan perunafilttereiden käyttöä ja mikrofonien optimaalisia asetuksia. Niinpä it-vetoiset talot ottavat kohtalaisen isoa kaulaa perusasioiden kanssa kompuroiviin kilpailijoihiinsa.

Mutta mistä se sitten johtuu? Minkä takia toinen firma menestyy ja toinen kyntää kivikossa? Korona kurmottaa tietenkin joitain aloja toisia pahemmin, mutta pinnan alla kuplii kyllä muutakin. Nyt kun asioita hoidetaan sähköisesti kotisohvalta, ketterimmät organisaatiot käärivät isoimmat käteiset. Samalla perässä raahustavat reliikit pitäytyvät vanhan maailman metodeissa.

Mutta mitä sitten kannattaisi tehdä, jotta saisi kirittyä kilpailijat kiinni? Normaalisti it-asiat on eristetty omaan prosessisiiloonsa, jonka vastuulla ovat vähintään seuraavat asiat:

• ohjelmistojen ja laitteiden hankinta sekä ylläpito
• sähköpostien ja kalenterien hallinta
• verkon ja VPN-ratkaisujen toiminnasta vastaaminen
• salasanojen ja käyttäjätunnusten hallinta
• tietoturva
• dokumenttien hallinta ja varmuuskopiointi
• sekä tietenkin kaikkien it-aspojen lempihomma, eli kiukuttelun vastaanottaminen it-asennevammaisilta käyttäjiltä.

Lista on pitkä, eikä tässä ollut edes vielä mitenkään erityisen laaja otanta. Monessa keskikokoisessa yrityksessä kun tehdään näiden lisäksi myös jonkinlaista softakehitystä. Ei ole sellaista liiketoiminnan aluetta tai työtehtävää, joka onnistuisi sujuvasti ilman it:tä. Ilman tietokoneita ja -järjestelmiä raha ei liiku eivätkä edes siivoojat pääse sisään.

Jokainen yritys on teknologiayritys. Niinpä yritysten olisi myös fiksua omaksua parhaaksi todettuja it-käytäntöjä. Mitä se sitten tarkoittaa käytännössä?

Alla kolme kriittisintä pointtia:

1. Teknisiä yleistietoja ja taitoja tulisi painottaa kaikissa rooleissa. Word- tai Excel- osaaminen ei esimerkiksi tulisi ikinä olla vain ”lisäbonus”, vaan toimisto-ohjelmien sujuva hallinta on aivan perusvaatimus. Erityisen tärkeää teknisen osaamisen painottaminen on johtajarekryissä. Yrityksessä ei tulisi olla yhtään johtajaa, joka tarvitsee apupyöriä tärkeimpien teknologia-asioiden kanssa. Jos johtaja ei osaa itse asentaa koneelleen ohjelmia, tehdä diaesitystä tai saada sitä näkyviin asiakkaan neukkarissa ilman apua, ei häntä pitäisi myöskään päästää asiakkaalle asti.
2. Ohjelmistotuotannon parhaiden käytäntöjen ymmärryksen lisääminen. Jos yrityksessä tehdään ohjelmistotuotantoa joko omin voimin tai alihankintana, jokaisen johtavassa asemassa olevan tulisi tietää, miten homma toimii tai miten sen ainakin pitäisi toimia.
3. Osto-osaamisen kasvattaminen. Ohjelmistojen tai järjestelmien ostajaksi ei ikinä pitäisi päästää ihmisiä, jotka eivät osaa tai halua vähintään opetella riittävästi aiheesta tunnistaakseen pajunköyden syöttämisen ja vääränlaisten teknologioiden riskit liiketoiminnalle. Vaikkei ostaja tietäisikään kaikkea ostettavasta ohjelmasta tai teknologiasta, ostajan täytyisi ainakin kyetä kommunikoimaan liiketoimintavaatimukset myyjälle riittävän selkeästi.

Eikä tämä oikeastaan edes aiheuttaisi lisäkustannuksia. Hyvä teknologiaosaaminen nimittäin vähentää teknisiä kämmejä, säästää ohjelmistolisensseissä, vähentää it-tukitoimien kustannuksia ja ennen kaikkea sujuvoittaa työtä. Jokaisen huolimattomuusvirheen takana kun on toimimaton prosessi tai ei prosessia ollenkaan. Suurin osa yritysten arkaaisista prosesseista johtuu yleensä valituista ohjelmistoista. Kun ei ymmärretä teknologiasta riittävästi, otetaan helposti vain softa ”joka hoitaa meidän tän hetken ongelmat”. Sitten prosessit ja ihmiset alkavat pyöriä softien rajoitteiden ehdoilla, vaikka tilanteen pitäisi mennä aivan päinvastoin.

Huonoihin softapäätöksiin palaa vuodessa tolkuton määrä aikaa ja rahaa. Jos pelkän simppelin verkkopalvelun ostaminen ei onnistu ilman ulkoista konsulttia, yrityksessä on vakava osaamisvaje. Ja osaamisvajetta voi palkata joko opiskelemalla tai rekryämällä osaavia ihmisiä.

Jos firmasi ei ole it-firma, sinulla ei kohta ehkä ole firmaa enää lainkaan.