Joko sinulla on inbox 0?

Nyt kun kaikki ovat kirmaamassa kesälomille, on taas hyvä hetki treenata sähköpostinhallinnan lihaksia.

Olen aikaisemminkin kirjoittanut sähköpostilimbon hallinnasta. Vinkit ovat edelleen ajankohtaisia, mutta haluaisin täydentää listaa vielä yhdellä Lean-opiskeluista tutuksi tulleella vinkillä: first in, first out. Eli käsittele sähköpostit sitä mukaa kun ne tulevat, ei jossain satunnaisessa järjestyksessä. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että opetat itsesi määrätietoisesti purkamaan listaa pohjalta käsin. Aluksi se on hankalaa ja vaatii hieman itsekuria, mutta kun tavasta saa kiinni, ei oikeastaan enää haluakaan palata vanhaan tapaan.

Tähän on useita syitä:

1. Vaikeimmat asiat eivät jää vaivaamaan mieltä pitkiksi ajoiksi, koska ne käsitellään järjestyksessä. Yleensä ihmisillä on taipumuksena vältellä vaikeita asioita, jolloin ne jäävät alitajuisesti kaivamaan pitkiksi ajoiksi meililaatikon pohjalle. Fifo-järjestyksessä käsitellyt meilit tulevat hoidetuksi nopeammin ja stressikuorma helpottuu.
2. Priorisointistressin häviäminen. Kun olet päättänyt käsitellä meilit tulojärjestyksessä, sinun ei tarvitse enää käyttää sekuntiakaan aikaa sen miettimiseen, mikä asia on tärkein. Teet asiat vain yksi kerrallaan. Ei tarvetta enää priorisoida.
3. Inbox 0. Tämä on ainoa tapa, jolla meililaatikko pysyy systemaattisesti tyhjänä.

Jos fifo ei jostain syystä onnistu, se yleensä kertoo siitä, että meililaatikkoon tulee liian vaihtelevaa tavaraa. Jos sinne puskee tikettejä (miksi?), uutiskirjeitä (unsubscribe!), tarjouksia (MIKSI?), automatisoituja viestejä (filteröi ne arkistoon), yksityiselämän sposteja (kuka lähettää enää sähköposteja, kun WhatsApp on keksitty?) ja tarjouspyyntöjä (mikseivät ne mene suoraan CRM:ään?) sekaisin, ongelma on isompi ja vaatii määrätietoista siivoustoimintaa. Sotkuisinkin sähköpostilaatikko tyhjenee parissa illassa, kun opettelee lajittelemaan suodattimilla sähköpostit oikein.

Olen nyt käsitellyt sähköpostini tulojärjestyksessä melkein vuoden ajan, ja voin luvata että se oikeasti toimii. Ihan sama miten kiireinen toimitusjohtaja, myyjä tai projektipäällikkö oletkaan, meilitulva on taltutettavissa.

Olisiko nyt hyvä hetki siivoilla sähköpostilaatikkoa?