Mitä on Lean?

Lean on yrityksen johtamisessa kuin seksi teini-iässä. Kaikki siitä puhuvat ja heittelevät alan termejä uskottavuuden lisäämiseksi, mutta ani harvalla on oikeaa kokemusta.

Moni ymmärtää leanin koskevan vain prosessiteollisuutta tai autojen rakentamista, vaikka se on varsin helposti sovellettavissa myös asiantuntijayrityksiin (tästä Sari Torkkola on kirjoittanut mainion kirjankin). Toiset taas ajattelevat, että leanilla tarkoitetaan Eric Riesin The Lean startup -kirjaa. Sitten on vielä niitä erikseen, jotka ajattelevat että lean on pelkkiä työkaluja ja tuotannon kanban-tauluja. Toki leaniin liittyvät vahvasti työn visualisointi (jota kanban-taulutkin ovat), mutta leanin ydin on ihan jossain muualla. Vaikka wikipedia määritteleekin leanin aika tuotantolähtöisesti, oma määritelmäni leanille on seuraava:

Lean on tieteellinen ja ihmiskeskeinen johtamisfilosofia, jonka tavoitteena on tuottaa asiakkaille maksimaalista arvoa hukkaa ja vaihtelua vähentämällä, yhdessä työntekijöiden kanssa.

Tämä pitää mielestäni sisällään kaikki olennaiset leaniin liittyvät asiat:

• Tieteellisyys ja ihmiskeskeisyys: ihmisiä ja prosesseja tulee johtaa tieteellisiin tosiasioihin (esimerkiksi theory of constraints) ja kerättyyn dataan perustuen. Samalla on ymmärrettävä, että ihmiset eivät ole koneen tai prosessien tahdottomia osia vaan yrityksen tärkein elementti asiakkaiden palvelemiseksi.
• Ihmisten kunnioittaminen: lean ei ole vain keino säästää kuluissa, vaan leanista hyötyvät kaikki eikä se onnistu elleivät ihmiset koe että heitä arvostetaan. Hyöty näkyy turvallisena ja stressittömämpänä työympäristönä, jossa kaikki on selkeämpää ja kiirettömämpää.
• Asiakkaalle tuotettava maksimaalisen arvon tuottamisen täytyy säteillä kaikkeen toimintaan: markkinoinnissa on keskityttävä asiakkaan arvolupauksen selkeään esilletuomiseen; myynnissä on ymmärrettävä mikä on tuotteen tai palvelun arvo asiakkaalle; tuote- ja prosessikehityksessä on mietittävä vain asiakkaalle syntyvää todellista arvoa; tuotannossa on keskityttävä asiakkaan tarpeisiin, ei alan sisältä tuleviin paineisiin tai uusimpiin trendeihin ja niin edelleen.
• Hukan minimointi: kaikissa prosesseissa ja työpaikoissa on hukkaa, eikä siitä pääse ikinä kokonaan eroon. Hukan tyyppejä on kahdeksan, ja ne kaikki aiheuttavat kulua ja viivästyksiä. Niiden minimoimiseksi työpaikoilla tulee aina pyrkiä prosesseihin ja käytäntöihin, jotka minimoivat turhan työn. Se on myös työntekijöiden ihmisarvon kannalta oikein. Kuten Eiji Toyoda sanoi, ”…employees are offering a very important part of their life to us. If we don’t use their time effectively, we are wasting their lives”. En voisi olla enempää samaa mieltä.
• Vaihtelun minimointi: vaihtelu aiheuttaa suurimman osan stressistä ja turhista kustannuksista työpaikoilla. Vaihtelun minimoiminen ei onnistu ilman tieteellisen johtamisen ymmärrystä, ja vaihtelun huomiotta jättäminen johtaa joko alitehoiseen työskentelyyn tai ihmisten uupumiseen. Oli ala mikä hyvänsä, vaihtelua voi ja tulee hallita siten että se ei johda lisäkustannuksiin, laatuvirheisiin ja henkilöstön uupumiseen.

Koska lean ymmärretään miten halutaan, leaniin siirtyminen ei myöskään yleensä onnistu kovinkaan kivuttomasti. Käytännössä lean-transformaatio on todella hankalaa vetää läpi asiantuntijayrityksessä, koska asiat on aina totuttu tekemään tietyllä tavalla ja moni leanista säteilevä asia on täysin ristiriidassa vanhojen “totuuksien” ja käytäntöjen kanssa. Pahimmillaan seurauksena on katastrofi ja kasa hyödyttömiä työkaluja joita kukaan ei osaa eikä halua käyttää. Parhaimmillaan asiantuntijayrityskin liinautuu myyntikuntoon.

Lean-transformaatio yrityksessä ei voi mennä läpi, jos henkilöstö ei siitä itse innostu ja jos kehitysinto ja -aloitteet eivät tule lopuksi henkilöstöltä itseltään. Paradoksaalisesti samaan aikaan lean-transformaatio ei voi myöskään onnistua, jos johto ei seiso sataprosenttisesti sen takana.

Ylimmässä johdossa muutos lähtee käyntiin myös ensin omien korvien välistä, joten aivan ensimmäiseksi on hyvä lukea vähän lisää aiheesta. Jos päätät lähteä omalle matkalle kohti lean-transformaatiota, edessäsi on paljon haasteita ja uusia asioita opittavaksi. Takaan kuitenkin, ettet tule katumaan: lean yritys on aina kilpailijoitaan stressittömämpi, kilpailukykyisempi ja tuloksellisempi.

Mitä mieltä olet leanin määrittelmästäni? Oletko törmännyt vielä parempaan määritelmään?