Miten raivata lisää aikaa viikkokalenteriin?

Lähes poikkeuksetta kaikkein vaikein pala asiakkailleni on oman ajan ja fokuksen säätely.

Eikä se ole ihmekään. Tyypillisen yrittäjän arki kun koostuu sekalaisesta sopasta paniikkia, asiakastöitä, HR-ongelmia, laskutusta ja kuittien jahtaamista. Mitä pienempi yritys, sitä useampaa hattua yrittäjä joutuu päässään pitämään. Samaan aikaan moni yrittäjä joutuu tasapainoilemaan perhe-elämän ja yrityksen menestymisen vaatimustaakan alla. Kasaantuva kiire ja stressi näkyvät sitten arjessa erilaisena sinkoiluna, sähläämisenä ja pahimmillaan uupumisena.

Mutta mistä se kaikki sitten johtuu?

Viime kädessä syypää on tietenkin asioiden kysyntä: asiakkaat tarvitsevat asioita, verottaja tarvitsee asioita, tilitoimisto tarvitsee asioita ja työntekijät tarvitsevat asioita. Jos yrittäjä vain antaa, koko ajan on joku kurkkimassa ovelta tai nykimässä hihasta.

Asioiden tekeminen ei lopu ikinä, eikä se todellakaan lopu tekemällä enemmän.

Ehei. Kiire nimittäin loppuu vasta, kun muutat omaa toimintaasi.

Mutta miten se sitten onnistuu? Voit kokeilla esimerkiksi näitä keinoja oman aikasi vapauttamiseen:

• Päätä jokaisen viikon alussa, mikä on tärkeintä. Priorisoidessa on helpompi karsia sellaiset tapaamiset ja tehtävät, jotka eivät edistä Tärkeintä Tavoitettasi. Itse teen seuraavan viikon tavoiteasetannan aina sunnuntaisin, koska se sopii minulle parhaiten.
• Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan. Helpoiten tämä onnistuu siten, että jaat aikasi kahteen osaan: häiriöherkkään ja hälinätyöhön. Kun teet häiriöherkkää työtä, sulje sähköposti, pikaviestimet ja laita puhelin äänettömälle tai keskity-tilaan. Sitten kun teet hälinätyötä, voit olla vapaammin tavoitettavissa.
• Kieltäydy kaikista sellaisista yhteydenotoista, joita et ole itse aloittanut. Jos yrityksesi ei juuri nyt tarvitse jotain tuotetta tai palvelua, älä lähde sopimaan huviksesi mitään soittoja tai tapaamisaikoja myyntihessujen kanssa. Aikasi on arvokkaampaa.
• Kerro firmassa selkeästi, milloin ja miten sinua saa häiritä. Se ei myöskään riitä, että sanot asian kaikille: sinun täytyy myös pitää rajoistasi kiinni silloinkin (ja erityisesti silloin), kun se yrityksesi reippain tekijä tulee koputtelemaan oveasi.
• Delegoi. Tämä on todella, todella hankalaa yrittäjille. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kaikkien ei tarvitse tehdä asioita aivan yhtä hyvin kuin sinun – hieman heikommalla laadulla tekeminen on täysin ok silloin, jos sinulta itseltäsi vapautuu aikaa tärkeämpiin asioihin.
• Ajattele aikaa rahana. Tämä on vähän erikoisempi kikka, mutta se toimii. Jos et osaa laskea itsellesi tuntihintaa, voit käyttää esimerkiksi yrityksesi tuntihintaa x 2. Tämäkin on luultavasti merkittävästi alakanttiin, mutta sekin on parempi kuin ei mitään. Jos joku tekee saman homman halvemmalla kuin mitä se omalla tuntihinnallasi maksaisi, työ kannattaa ulkoistaa.
• Hinnoittele hukka-aikasi. Moni asiakas toivoo esimerkiksi näkevänsä minut mielellään kasvotusten. Olen kuitenkin edellisen firmani aikana matkustanut sen verran paljon, etten enää yksinkertaisesti halua. Sen lisäksi matkustusaika on pois ajattelutyöstä ja perheeltä. Niinpä hinnoittelen matkustamisen erikseen, ja yleensä se maksaa useampia tonneja. Matkustamisen hinnoittelemalla asiakas saa itse päättää, onko se olennaista vai ei.

Tietenkin jokaisella on hieman erilainen lähtötilanne. Jos et voi suoraan kieltäytyä kaikista epäolennaisista tapaamisista, voit aivan varmasti kuitenkin määritellä tarkemmin, miten omaa aikaasi käytät.

Jos sinä et arvosta omaa aikaasi, ei sitä arvosta kukaan muukaan.