Näin vältät sähköpostilimbon

Hesarissa oli kirjoitus siitä, miten sähköpostia pitäisi käyttää oikein. Pääsääntöisesti jutussa annetut neuvot olivat ihan hyviä, ja allekirjoitan neuvot suurimmaksi osaksi.

Itselleni tulee melkoinen määrä sähköpostia päivässä. Osittain sähköpostit ovat erilaisten automaattijärjestelmien generoimia, mutta seassa on paljon sellaisia viestejä, joita ei yksinkertaisesti voi jättää huomioimatta. Siksi olenkin kehittänyt itselleni vuosien saatossa systeemin, joka takaa tyhjän inboksin ja järjestelmällisen lopputuloksen.

Yleisin virhe ihmisillä on se, että he käyttävät sähköpostiohjelmaa tehtävänhallintajärjestelmänä. Tämä on tavallaan ihan luonnollista, koska yleensä inboksiin jäävät ajelehtimaan sellaiset sähköpostit, joille pitää tehdä jotain. Tästä kuitenkin muodostuu kohtuullisen iso taakka silloin, kun jotain tehtävää ei saakaan suoritettua nopeasti. Lopputuloksena sähköpostilaatikko tursuaa yli äyräiden, ja kaikki työt jäävät tekemättä. Bonuksena vielä takaraivossa on jatkuvasti sellainen epämiellyttävä tykytys, joka kertoo että jotain olennaista on tekemättä. Tuollaisessa sähköpostilimbossa eläminen ei ole suositeltava olotila. Jos itse haluat välttää hitaan ja tuskallisen aivokuoleman sähköpostisuossa, tee näin:

1. Hanki erillinen tehtävänhallintaohjelma. Älä käytä siihen tarkoitukseen sähköpostiohjelmaa. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Things (oma suosikkini) tai Wunderlist (Veikko vinkkasi, että Todoist toimii kivasti gmailin kanssa näppärästi yhteen).
2. Käsittele viestit heti. Jos viestissä olevan työn tekemiseen menee alle 5 min, hoida se välittömästi (esimerkiksi tapaamisajan sopiminen on tällainen toimenpide). Jos aikaa menee enemmän, tee siitä itsellesi uusi tehtävä tehtävänhallintaohjelmaan ja arkistoi viesti.
3. Jotta edellinen voisi toimia, sinun täytyy itse päättää, milloin luet sähköpostisi. Et voi vain hypätä puhelimeen tai tietokoneelle, aina kun kuulet pling-äänen. Suosittelen, että luet sähköpostisi maksimissaan 4 kertaa päivässä. Poista notifikaatiot käytöstä, ja varaa riittävästi aikaa sähköpostien käsittelyyn kun lopulta avaat sähköpostiohjelman. Jos sinulla on supertärkeitä asiakkaita tai kontakteja, voit säätää notifikaatiot myös vip-listalle erikseen (iOS).
4. Unsubscribe. Et oikeasti tarvitse kaikkia niitä uutiskirjeitä. Itse asiassa, käytä erillistä sähköpostilaatikkoa kaikenlaisille turhille tilauksille.
5. Opettele käyttämään filttereitä. Gmailin filtterit ovat tehokkaita, ja niillä pystyy säästämään käsittämättömän määrän aikaa ja vaivaa.

Ja jos olet oman yrityksesi suurkalifi, ota käyttöön Slack. Se vähentää sisäisen sähköpostiliikenteen määrää todella paljon.