Pistetäänkö sinun firmassasi tonnikaupalla rahaa roskiin?

Palaverit ovat asiantuntijayritysten suurimpia aika- ja rahasyöppöjä, ja palavereiden suitsiminen on eräs helpoimpia tapoja tehostaa yrityksen toimintaa ja parantaa työrauhaa. 

Valitettavasti jokaisessa yrityksessä on ihmisiä, jotka tykkäävät tuhlata kaikkien muiden aikaa järjestämällä tarpeettomia tai tarpeettoman pitkiä palavereja. Tämä ei ole sinällään ihme: palaverit ovat tehokkain paikka näytellä työntekoa isolle joukolle ihmisiä ja korostaa samalla omaa tärkeyttään työyhteisössä. Yrityksen omistajana sinun ei kuitenkaan tulisi hyväksyä tai kannustaa tällaiseen käytökseen.

Voit ajatella sitä tämän esimerkin kautta: jos yksi ihminen järjestää pari tuntia kestävän tarpeettoman palaverin vaikka viidelle ihmiselle, se tarkoittaa jo 12 tunnin edestä tulonmenetystä. Jos yrityksen asiantuntijoiden keskimääräinen tuntihinta on vaikka 65 euroa, pelkästään jo tuo tekee menetettyinä tuloina 780 euroa. Jos sama show toistuu kerran kahdessa viikossa, se tekee vuodessa kesälomat pois lukien melkein parikymmentätuhatta euroa. 

Auts. 

Aika harvassa yrityksessä annetaan esimerkiksi firman korttia ihan kaikille. Silloinkin ohjeistukset ovat yleensä aika tiukat. Tuskinpa tavallinen tiiminvetäjä voi hassata esimerkiksi 780 euroa ilman, että tulee jonkinlaista rankkua. Mutta jostain syystä yrityksen ajan varastamiseen suhtaudutaan yleensä lepsummin. 

Kaikkein pahinta ei kuitenkaan ole menetetty työaika. Yleensä palaverit nimittäin katkaisevat asiantuntijoiden keskittymisen, ja sen paikkaamiseen ei enää tunti riitäkään. Sen lisäksi palaverit tuppaavat venymään, ja usein niihin tullaan tai sieltä mennään syömään tai kahville. Tämä venyttää kummasti aikatauluja, ja lopputuloksena asiantuntijioiden arki on yhtä palaveribingoa ja vessataukoa. Se ei ole kenenkään etu. 

Tämän perusteella voisi kuvitella, että olen jotenkin palaverivastainen. Se ei kuitenkaan voisi olla kauempana totuudesta. Palaverit ovat kriittinen viestintäkanava kaikissa yrityksissä, kunhan niitä käyttää oikein. 

Millaisia palavereja sitten kannattaa järjestää?

• Kertaluontoiset tiedotuspalaverit: Näitä pidetään, kun täytyy viestiä kaikille samanaikaisesti ja kyetä vastaamaan kysymyksiin. (Jos ei tarvitse vastailla kysymyksiin, sähköposti ajaa varsin hyvin saman asian.) Näiden pituus voi olla montakin tuntia, jos käsiteltävien asioiden määrä on merkittävä tai asia on vaikea. Esimerkiksi muutosneuvotteluissa kannattaa varautua vähän pidempiin keskusteluihin. 
• Säännölliset viikon aloituspalaverit: Nämä ovat säännöllisiä palavereita, joissa käydään nopeasti ja tehokkaasti läpi yrityksen alkavan viikon työhön vaikuttavat asiat. Palaveriin ei saisi mennä missään nimessä yli tuntia. Palavereissa ei ole tarkoitus valittaa kestoaiheista ja tulevista työkuormista, vaan saada kaikille jaettu tilannekuva siitä, mihin erityisesti alkavalla viikolla tulisi keskittyä. 
• Liikennevalopalaverit: Liikennevalopalaverit ovat säännöllisiä yrityksen johdon palavereita, joissa käydään systemaattisesti läpi yrityksen kannalta kriittiset asiat. Palavereissa keskitytään vain olennaiseen (sellaisiin asioihin, jotka ovat liikennevaloissa punaisina tai keltaisina) ja sillä tasolla kuin se on järkevää. Palaverin ensisijaisena tarkoituksena on tuoda liikennevalojen kautta kunkin omaan vastuualueeseen liittyviä asioita yrityksen johdon tietoon. Palaverit olisi hyvä järjestää vähintään kerran kuussa, mieluummin tiheämmin. Jos tiimejä on monta, kannattaa miettiä, millä kokoonpanolla kokoonnutaan. Jos palavereissa on aina suuri osa ihmisiä, joita asia ei koske, kannattaa palastella liikennevalopalaveritkin pienemmiksi. 
• Asiakasprojektien palaverit: Näissä palavereissa tulisi keskittyä pelkästään siihen, että käsiteltävä asiakasprojekti saadaan pysymään sovitussa budjetissa, aikataulussa ja laadussa. Palaverista ei tule tehdä yleistä valituspaikkaa, jossa vain puretaan pahaa mieltä. 
• Asiakaspalaverit: Näiden pitäisi olla kaikkien laskutettavaa työaikaa. Jos näin ei ole, pidä palaverin miehitys minimissään. Ota mukaan vain sellaiset ihmiset, joita ehdottomasti tarvitaan – älä ota ihmisiä mukaan varalle. Voit tarvittaessa sopia asiantuntijoiden kanssa siitä, että he sitoutuvat olemaan asiakaspalaverin aikaan valmiudessa vastaamaan puhelimeen, jos palaverin aikana herää kysymyksiä, joihin asiantuntijaa tarvitaan. Oma kokemukseni on osoittanut, että tällaisia tilanteita tapahtuu ehkä kerran kymmenessä vuodessa. 
• Kahdenkeskiset ohjauspalaverit: Nämä ovat työntekijöiden ja esihenkilöiden välisiä palavereita, joita järjestetään tarpeen mukaan. Kehitys- ja muut systemaattiset vuoden aikana järjestettävät tapaamiset kannattaa kalenteroida ajoissa, jotta ne eivät tule yllätyksenä. Kahdenkeskisten palaverien pituus olisi hyvä olla n. tunti, mutta tyypillisesti palaverit venyvät, kun huolet ja stressi purkautuvat. Tätä ei kannata stressata, sillä kahdenkeskiset ohjauspalaverit ovat pääsääntöisesti tärkeitä ja merkittävästi arvokkaampia kuin niihin hukkautuvat tunnit. 
• Akuutit kahdenkeskiset palaverit: Näitä tulee valitettavasti aina. Yrityksessä "tuutko vähän juttelemaan" -palavereiden järjestämiseen tulisi olla oikeus ainoastaan toimitusjohtajalla tai kunkin alaisen lähiesimiehellä, sillä tällaisilla palavereilla on iso häirintävaikutus kaikkeen.

Arjen sujuvoittamiseksi suosittelen myös, että teet yritykseesi palaverisäännön (ei -ohjeen – tämän noudattaminen ei voi olla vapaaehtoista), jota kaikkien täytyy sitoutua noudattamaan. 

Palaverisäännön tulisi olla suunnilleen tällainen: