Tällä työkalulla löydät luurangot kaapista ja timangit tunkiolta

Olen saanut eteeni viimeisen vuoden aikana melkoisen määrän tulos- ja taselaskelmia. Saatteeksi yrittäjä yleensä kertoo oman näkemyksensä siitä, mistä yrityksen ongelmat juontuvat: taustalla on henkilöstön kipuilua, kilpailijoiden toimia, markkinatilanne, korona ja tuhat muuta syytä. Yksikään noista ei kuitenkaan ole se juurisyy rapakuntoiseen talouteen tai henkilökunnan hermoiluun.

Onneksi juurisyy on helppo löytää. Alla on esimerkki eräästä käymästäni keskustelusta. Käyttämäni taktiikka on nimeltään leanista tuttu ”5 x Why” tai tutummin kyselyikämetodi.

Tässä on esimerkki eräästä keskustelusta:

K: Miksi tulos on mielestäsi huono?
V: Koska kulut ovat liian suuret tai tulot ovat liian pienet.

K: Miksi tulot ovat liian pienet?
V: Koska tehtävästä työstä ei jää tarpeeksi viivan alle.

K: Miksi tehtävästä työstä ei jää tarpeeksi viivan alle?
V: Koska työhön kuluu kokonaisuutena liian paljon aikaa ja on kiire.

K: Miksi työhön kuluu kokonaisuutena liian paljon aikaa?
V: Koska jokainen työtehtävä on liian erilainen eikä niihin kuluvaa aikaa voida arvioida.

K: Miksi jokainen työtehtävä on liian erilainen?
V: Koska jokainen asiakas on erilainen.

K: Onko jokainen asiakastarve erilainen?
V: Häh?

K: Niin, miksi jokaiselle asiakkaalle myydään erilainen ratkaisu?
V: Koska se on helppoa.

K: Kenelle se on helppoa?
V: Meille. Tai siis myyjille.

K: Miksi se on myyjille helppoa?
V: Koska myyjät pystyvät palvelemaan jokaista asiakasta omalla tavallaan.

K: Miksi myyjät tekevät niin?
V: Koska myyjät haluavat myydä mahdollisimman paljon. Tietenkin.

K: Miksi myyjät haluavat myydä mahdollisimman paljon?
V: Koska heidän palkkiomallinsa on sidottu kauppojen kokonaiskokoon.

K: Miksi myyjien palkkiomalli on sidottu pelkästään kauppojen kokoon?
V: Koska minä sen… voi venus sentään.

Tadaa! Alkoihan se kokonaisuus aukeamaan. Mutta eipä tässä vielä kaikki. Jatkoimme keskustelua.

K: Miksi työntekijät uupuvat?
V: Koska töitä on liikaa.

K: Onko töitä liikaa?
V: No… ei oikeastaan. Työtä on itse asiassa vähemmän kuin vuosi sitten, ja silti on yhtä kiire.

K: Miksi on kiire?
V: Koska ei voi ikinä tietää, mikä työ pitää tehdä ensin.

K: Miksi ei?
V: Koska jos iso asiakas tulee linjoja pitkin, se keskeyttää kaiken muun työn ja iso asiakas pitää hoitaa heti.

K: Mistä nuo virheet johtuvat?
V: No… ei me olla tarkkaan tsekattu, mutta työt on aika usein jätetty viimeistelemättä.

K: Miksi työt on jätetty viimeistelemättä?
V: Koska siihen ei ole ollut aikaa.

K: Miksi siihen ei ole aikaa?
V: Koska on liian kiire.

K: Ja miksi alunperin on kiire?
V: Koska työntekijät yrittävät saada työt liian nopeasti asiakkaalle.

K: Miksi työntekijät yrittävät saada työt liian nopeasti asiakkaalle?
V: Koska… no, jokainen yrittää olla hyvä työntekijä.

K: Millainen on ”hyvä työntekijä”?
V: No, siis sellainen, jolla on hyvä laskutusaste.

K: Mikä on hyvä laskutusaste?
V: Normaalisti 80 %, parhaat tekevät lähelle 90 %.

K: Miksi 80 % laskutusaste on hyvä?
V: Koska silloin työntekijä on tehokas.

K: Miten laskutusaste mitataan?
V: Tuntikirjausten perusteella. Laskutettava työ jaetaan kokonaistuntimäärällä.

K: Kuka määrittelee, mikä on laskutettavaa työtä?
V: No, projektipäälliköt ja viime kädessä minä.

K: Kuka määrittelee, mihin mennessä työn pitää olla valmis?
V: Asiakas.

K: Eli asiakas määrittelee, mihin mennessä yksittäisen tehtävän on oltava valmis?
V: Ööö ei kun sen määrittelee projektipäälliköt.

K: Mistä projektipäällikkö tietää, milloin tehtävät on oltava valmiita?
V: Koska me tiedetään projektin kokonaistuntimäärä ja asiakkaan antama deadline. Sen perusteella tehtävät voidaan palastella.

K: Mistä projektin kokonaistuntimäärä tiedetään?
V: Myyjä on arvioinut sen yhdessä asiakkaan kanssa.

K: Siis… työntekijät uupuvat, koska myyjät ja asiakas yhdessä arvioivat, kauanko heidän työhön pitää mennä aikaa? Ja töitä ei ehditä viimeistellä, koska on liian kiire, ja siksi tulee myöhemmin kiire?
V: Ööö… toi kuulostaa vähän typerältä kun sen sanoo noin.

Jep. Eikä vain kuulosta, vaan se on.

Tämän keskustelun pituus kertoo, miksi juurisyyhyn ei useinkaan pureuduta. Se on pitkän pohdinnan ja pitkäveteisen analyysin takana. Harva ihminen jaksaa kysyä itseltään edes kolmea peräkkäistä kysymystä.

Kyselyikämetodilla ei tarvitse yleensä hirveän syvälle sukeltaa, kun juurisyyt alkavat paljastua. Moninaisten ongelmavyyhtien takana on lähes poikkeuksetta strategisen tason säheltäminen. Pienilläkin asioilla on helposti suuret seuraukset sekä rividuunarin työtyytyväisyyteen että toimitusjohtajan tulospalkkioon.

Voit käyttää kyselyikämetodia myös itseesi. Jos tunnet olevasi urasi tai yrityksesi kanssa umpikujassa, kyselyikämetodilla pääset nopeasti kiinni potentiaaliseen juurisyyhyn. Ja kun juurisyy tuijottaa sinua silmästä silmään, voit alkaa kokeilemaan erilaisia vastatoimia.