Tarvitseeko yrityksesi retriittihuoneita pallomerinäkymällä?

Halusit tai et, toimitilan edustavuus vaikuttaa yrityksesi mielikuvaan. Jollekin yritykselle voi olla ihan ok majailla jossain teollisuusalueella, mutta yleensä mitä isompia kertakauppojen hinnat, sitä tärkeämpää on antaa hyvä kuva myös toimitilojen avulla. Uutta toimitilaa pohtiessa kannattaa kiinnittää huomiota muutamaan asiaan.

Vuokrasopimuksen kesto

Aloittelevana yrittäjänä voi helposti tuntua, että mitä lyhyempi vuokrasopimuksen irtisanomisaika, sitä parempi. Eihän sitä koskaan tiedä miten firmalle käy, ja on kiva jos pääsee nopeasti pois huonosta tilanteesta jos raha ei riitä. Kannattaa kuitenkin miettiä, miltä tuntuisi saada kenkää toimitilasta vaikka kuukauden varoitusajalla. Järkevintä on yrittää neuvotella esimerkiksi vuoden minimisopimus, jonka jälkeen yritykselläsi on esimerkiksi parin kuukauden irtisanomisaika. Näin vuokranantaja saa kiinteistöön vuokralaisen vähintään vuodeksi, ja sinä saat myöhemmin mahdollisuuden lähteä lipettiin jos yritys kasvaa tai toiminta muuttuu.

Feikkitoimitilat muilla paikkakunnilla

Jotkut yritykset yrittävät näyttää isommalta kuin ovatkaan näyttämällä useamman paikkakunnan osoitteen. Usein yrityksellä on yhden hengen huone ja jaettu neukkari jossain bisneshotellissa, ja sitten voi esittää olevansa isompi kuin onkaan. Kaikkein silmiinpistävimpiä ovat yritykset, joilla on toimisto isossa maailmassa (ja kun menee katsomaan Google Street Viewillä päätyy puistoalueelle jossa on vain pari tehdasröttelöä). Jos yritykselläsi kuitenkin on työntekijöitä useilla paikkakunnilla, sitä kannattaa hehkuttaa jokaisen tilaisuuden tullen.

Ilmanvaihto ja lämpö

Työn tekeminen liian kuumassa, liian kylmässä tai tunkkaisessa ilmassa on kuin tunkisi tikkuja kynsien alle. Jos yrityksesi tulos on suoraan riippuvainen ihmisistä (vinkki: se on), kaikki työolosuhteisiin vaikuttavat parannukset ovat hyviä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ihan sama miten hyvä toimisto on, siitä löytyy aina jotain valittamista.

Hankkiessasi uusia toimitiloja sinulle myös valehdellaan yleensä päin naamaa (minulle on käynyt näin aina) erityisesti ilmanvaihdosta. Vaikka kuinka olisi valmis maksamaan raikkaasta ja oikean lämpöisestä ilmasta sisätiloissa, vuokranantajalta löytyy aina tosi hyvä syy siihen miksi ilmanvaihto on “sallituissa rajoissa”. Sovi kaikki aina kirjallisena ja hiero sopimusta vuokranantajan naamaan tarvittaessa.

Siisteys

Olivat toimitilat millaisia vain, niiden täytyy olla kuitenkin siistit. Ei kuolleita ja kuppaisia kukkia, sedimentoituneita sanomalehtiä, julkisten tilojen käyttämistä varastona, pölyä ja likaa tai jarrutusjälkiä posliineissa. Jos ajattelit säästät siivoamalla itse, kannattaa lopettaa yrittäminen ja siirtyä muihin hommiin. Aikasi täytyy olla arvokkaampaa kuin siivoojan tuntihinta. Sinun pitää olla tekemässä kauppaa, luomassa suhteita tai tekemässä laskutettavaa työtä.

Katutaso vai korkeammalla?

Jos toimisto on katutasolta saavutettavissa tai syrjäisemmällä alueella, kannattaa investoida hälytysjärjestelmään. Koska norminarkkari näkee naulakossakin potentiaalisen pirinätripin hinnan, on aika harvoin perusteltua jättää hälytysjärjestelmä hankkimatta. Vaikka kuukausikulu onkin aina kivulias, se on vähemmän kivuliasta kuin se että joku kaunis aamu koneet ja kahvinkeittimet on kannettu kaniin. Viikkokin tuottamatonta työaikaa voi olla ikävä isku yrityksen kassavirralle.

Avohoit… konttori vai huoneet?

Iso kysymys on, haluaako avokonttorin vai huoneita. Käytännössä tämä riippuu toimistorakennuksesta. Vanhemmissa taloissa on enemmän huoneita ja vähemmän isoja yhteistiloja. Avokonttorissa on hyvänä puolena se, että ihmiset keskustelevat enemmän. Huono puoli on se, että ihmiset keskustelevat koko ajan. Joukon introverteimmät työmyyrät ovat yleensä aivan kypsiä avokonttoreihin, toisille ne taas sopivat täydellisesti.

Välillä kuulee, miten yritys on ottanut käyttöön uudenlaisen toimistoratkaisun, jossa kenelläkään ei esimerkiksi ole omia työpisteitä, vaan jokainen istuu siihen missä on vapaata. Näistä on myös muunlaisia variaatioita, esimerkiksi avokonttoreita pallomerinäkymällä kaikenlaisten zen-ja retriittihuoneiden kanssa. Valitettavasti yritykselläsi tuskin tulee olemaan tällaisiin julkisuustemppuihin varaa, ja toisaalta yrityksessäsi on melko suurella todennäköisyydellä tehokkaita ihmisiä, jotka joisivat mieluummin tuopin valkaisuainetta kuin majoittuisivat kommuunihenkiseen työyhteisöön.

Vanhassa toimitilassamme oli yhteinen käytävätila, ja alaovi jäi talon asukkailta usein auki. Eräänä maanantaina töihin mennessä käytävässä haisi aivan järjetön kodittomien kotileiri, ja haju vain paheni mitä lähemmäs toimistoa päästiin. Pian hajun lähdekin selvisi: käytävämattoomme oli kääriytynyt katujen kasvatti, joka oli löytänyt leppoisan majapaikan yön aikana. Sanomattakin lienee selvää, että alettiin etsimään uutta toimitilaa.