Vaurastumisen vuoristorata: eli miten ratkaista myynnin ja tuotannon nokkapokka

Tyypillisen yrityksen arki on sellaista mukavaa vuoristorataa, jossa yrittäjä välillä yrjöää liian kovasta kyydistä ja välillä taas hoputtaa vaunuille lisää vauhtia kuin viisivuotias. Vaikka yrittäjän arki on monenlaisia haasteita täynnä, kaikki isommat ongelmat juontuvat yleensä yhdestä ainoasta juurisyystä: myynnin ja tuotannon vaihtelusta.

• Kun tilauksia on liikaa, työntekijät ovat tiukalla ja yrittäjä kääntelee naapurifirmojenkin kivet tekijöiden löytämiseksi.
• Kun tilauksia ei ole tarpeeksi, yrittäjä laukkaa kylillä myymässä haaroväli vaahdoten kunnes tilauskirjasta ratkeaa kannet.

Myynti ja tuotanto ovat yrityksessä toisilleen vähän kuin läheiset mutta kuumaveriset sisarukset: toisilleen rakkaita ja tärkeitä, mutta jatkuvasti pidetään pientä nokkapokkaa. Ja sitten kun menee kinatessa sormi silmään ja kyynärpää silmäkuoppaan, syytellään vain toisiaan.

Kuulostaako tutulta?

No, minulla on hyviä uutisia. Tuo myynnin ja tuotannon nokkapokka ei ole ollenkaan paha asia. Sitä nimittäin kutsutaan orgaaniseksi kasvuksi. Todellisia ongelmia tulee vasta jos rekrytään ihmisiä liian aikaisin tai myydään liikaa. Molemmissa tapauksissa on edessä helposti kassakriisi: liian ison palan haukkaaminen nostaa tuotantokustannukset kattoon ja yleensä myös pidentää saatavien kotiutumisaikaa. Liian etupainotteisesti palkkaaminen taas pitää ihmisiä tyhjäkäynnillä, ja palkkakulut juoksevat vaikka töitä ei olisi.

Mutta miten sitten lähteä ratkomaan tällaista vaurastumisen vuoristorataa? Alla viisi vinkkiä:

1. Jaksota töitä myynnin avulla. Isoin osa firmojen aikatauluongelmista on itse aiheutettuja: otetaan asiakkaan stetsonista kiskaisema aikataulu kiveenhakattuna moosestauluna, tai sitten itse myydään töitä liikaa päällekkäin. Tätä voi helpottaa sillä, että ei pistä maailmalle tarjouksia, joissa luvataan aloittaa kaikki työt samaan aikaan.
2. Standardoi tuotantoa ja toimintoja. Mitä enemmän asioita tehdään yhdessä sovittujen standardien mukaan, sitä helpompaa uusien työntekijöiden onboarding on, ja sitä helpompaa toisten on paikata tarvittaessa muita poissaolojen koittaessa. Standardoiminen ja hyvien työtapojen dokumentointi työohjeiksi kannattaa aloittaa jostain helposta, esimerkiksi myyntilaskujen lähettämisestä, ja siirtyä sitten asteittain muualle organisaatioon.
3. Varaudu rekrykustannuksiin. Ennen uutta rekryä huolehdi siitä, että sinulla on yrityksesi kassassa 3-6 kk verran puskuria ylimääräiselle tyypille. Varaudu myös siihen, että työntekijä ei ota juoksulähtöä heti ekasta päivästä. Yleensä kannattavaan tuotantokykyyn voi mennä useitakin kuukausia. Tähänkin auttaa kassavirtalaskelma. Se auttaa sinua ennakoimaan kustannuksia ja varautumaan asianmukaisesti.
4. Palkkaa mieluummin generalisteja kuin kapean osaamisen spesialisteja. Vaikka yrityksesi olisikin erikoistunut johonkin erityiseen toimialaan, liiketoiminta luistaa paljon jouhevammin, jos jokainen pystyy tiukan paikan tullen tekemään jotain muutakin kuin vain suppeaa settiä erikoistehtäviä.
5. Selvitä liiketoimintasi pullonkaulat. Mitä isommaksi yrityksesi kasvaa, sitä suuremmaksi myös pullonkaulariskit muodostuvat. Yritys on tasan niin vahva kuin heikoin lenkki – tai toisin sanoen, yritys tuottaa arvoa vain niin nopeasti kuin pullonkaula pystyy toimimaan. Tyypillisesti pullonkaula on pienissä yrityksissä yrittäjä itse. Tällöin kannattaa lähteä ensimmäiseksi liikkeelle yrittäjän viipaloinnista.

Kasvukipuja on aina. Olennaista on hallinnoida kasvua systemaattisesti ja harkiten. Liian isot kasvuharppaukset johtavat helposti vaikeuksiin ja paikalleen jääminen on kohtalokkaampaa kuin kasvukipuilu. Vain kuolleet kalat uivat virran mukana.