Viikkokirje parantaa yrityksesi tulosta ja työilmapiiriä

Moderni työympäristö on monelle raskas, ja tämä näkyy erityisesti tietotyöläisten arjessa. Syynä ei niinkään ole työn vaativuus, vaan jatkuvat keskeytykset, epäselvä työnjako ja liian kireään pakattu kalenteri. Olen itse huomannut, että sisäisten palaverien määrä korreloi suoraan yrityksen kannattavuusongelmien kanssa: mitä enemmän sisäisiä palavereja, sitä heikompi kannattavuus ja sitä väsyneemmät työntekijät.

Sisäisten palaverien tarkoitus on tietenkin hyvä, eli kommunikaation parantaminen. Valitettavasti sisäiset palaverit tuppaavat yleensä venymään, vaikka asia itsessään ei vaatisikaan pidempää keskustelua. Sitten kun palaveri päättyy, alkaa sujuvasti siirtymä kahville, lounaalle tai seuraavaan palaveriin. Ennen kuin huomaatkaan, koko päivä on ollut yhtä palaveriputkea eikä laskutettavaa työtä ole kertynyt riviäkään.

Jos haluaa parantaa työtyytyväisyyttä ja kannattavuutta, tarpeettomia palavereita kannattaa vähentää. Kaikkia palavereita ei tietenkään voi lopettaa, mutta yllättävän moni palaveri voisi hyvin olla sähköposti, erityisesti silloin, kun viestin tarkoitus on yksisuuntainen viestintä viestijältä viestittäville.

Yksi tällainen helposti viestillä korvattava palaveri on viikon aloituspalaveri. Maanantaipalavereja pidetään usein vain perinteen vuoksi, mutta jos niiden ainoa tarkoitus on juoda kahvia ja käynnistellä koneet, palaverin voi ihan hyvin korvata viikkokirjeellä, ja kahvit juoda omalla koneella.

Viikkokirjeen rakenne on yksinkertainen. Se voi sisältää yleiskatsauksen viikon tavoitteisiin, tärkeimpiin projekteihin ja mahdollisiin pullonkauloihin. Lisäksi siinä voi jakaa uutisia ja tärkeitä päivityksiä, jotka vaikuttavat tiimiin tai koko yritykseen. Selkeä ja tiivis viikkokirje antaa jokaiselle työntekijälle tarvittavan tiedon viikkonsa tehokkaaseen aloittamiseen ilman, että aikaa kuluu palaveriin.

Tietenkin voit lähettää viikkokirjeen myös yrityksen slack-kanavalle tai teamsiin riippuen vähän siitä, millaisia viestintävälineitä firmassa käytetään. Tärkeintä on, että viesti on säännöllinen, riittävän lyhyt ja selkeä. Erityisen järkevä viikkoviesti on silloin, kun tiimi on hajallaan useassa eri toimipaikassa. Kun kaikki saavat saman tiedon samaan aikaan, eriarvoisuuden tunne eri tiimien välillä vähenee, vaikka se ei kokonaan poistuisikaan.

Jos palaverin voi korvata sähköpostilla tai slack/teams-viestillä, se yleensä kannattaa tehdä. Vaikeat ja stressaavat asiat tulee tietenkin aina käsitellä mieluummin kasvotusten.