Yrittäjä, kuka sammuttaa valot jos sinä et pysty?

Tällä kertaa kirjoittelen vähän vakavammasta asiasta.

Monessa firmassa on varauduttu fiksusti monenlaisten asioiden varalle. On tietoturvasuunnitelmaa, kriisiviestintäsuunnitelmaa, työhyvinvointisuunnitelmaa ja mitä ikinä. Harvassa yrityksessä kuitenkaan on varauduttu siihen, että yrittäjältä itseltään sammuvat valot.

Tämä voi tuntua hieman makaaberilta aiheelta, mutta mielestäni ei ole reilua jättää omaa yritystä läheisten siivottavaksi. Siksi sinun vastuullasi yrittäjänä on huolehtia siitä, että puolisosi tai muu läheinen tietää miten toimia silloin kun et ole välttämättä itse enää toimintakykyinen.

Yrittäjänä sinun kannattaa varautua seuraavaan kolmeen skenaarioon:

1. Olet pääsääntöisesti työkyvytön, mutta pystyt vastaamaan sähköposteihin ja puhelimeen pari kertaa viikossa.
2. Olet täysin poissa pelistä, mutta 1-3 kuukauden aikajänteellä pystyt pääsemään ainakin osittain työkykyiseksi.
3. Olet kuollut.

Ykköskohdan koittaessa asiat pääsääntöisesti voi hoitaa rahalla ja pienellä vaivalla. Lyhyemmillä sairaalakeikoillakaan ei välttämättä ole vaikutusta firman selviytymiseen. Ongelmia ilmenee yleensä kuitenkin silloin, jos olet poissa pelistä joitain kuukausia tai kokonaan.

Jos haluat minimoida läheistesi stressin vaikeassa paikassa, laita ainakin seuraavat asiat kuntoon firmassasi mahdollisimman pian:

• Jos yrityksessäsi on useampia osakkaita, varmista että yrityksessäsi on hyvät osakassopimukset. Osakassopimuksissa tulisi ottaa kantaa siihen, mitä osakkeille tehdään esimerkiksi osakkaan kuoleman yhteydessä.
• Tee testamentti.
• Pistä firman dokumentit järjestykseen. Olisi tärkeää, että firman tilinpäätökset, sopimukset, perustusasiakirjat ja muut olennaiset dokumentit löytyisivät yhdestä paikasta.
• Tee edunvalvontavaltakirja. Ilman sitä kenenkään on todella hankala hoitaa sen enempää yritykseen kuin omaan elämääsikään liittyviä asioita.
• Ota yrityksessäsi käyttöön SSO eli kertakirjautuminen (disclaimer: TDP on Tulostulva® Taskuhallitusasiakkaani). Tämä helpottaa tunnusten hallintaa, parantaa tietoturvaa ja helpottaa asioiden hoitamista jos vaikka liukastut kylpyammeessa.
• Tee kriisiohje puolisollesi ja/tai luotetulle toimijalle. Tähän kriisiohjeeseen kannattaa kirjata firman olennaiset asiat: missä salasanat ovat, kuka osaa neuvoa missäkin yritykseen liittyvässä asiassa (kirjanpitäjä, juristi ja firman avainhenkilöt) ja mitä haluat että firmalle tehdään missäkin tilanteessa.

Vaikka tämä ei pääsääntöisesti ole helppo aihe, varautuminen kannattaa. Esimerkiksi itse olen aina huolehtinut että jos kupsahdan, jätän jälkeeni selkeät toimintaohjeet ja salasanat, joiden avulla asiat saa hoidettua. Olen saanut myös kunnian toimia asiakkaan edunvalvojana tilanteissa, joissa asiakas ei itse pysty toimimaan. Fiksut ihmiset hoitavat asiat kuntoon, ennen kuin on liian myöhäistä.

Kannattaa laittaa omat asiat kuntoon kun se on vielä helppoa. Siinä sivussa firmasta tulee myös helpommin myytävä, kun dokumentit ja prosessit ovat kunnossa.